Archiv der Kategorie: Email

Warum ist mein Email-Account in Apple-Mail „offline“?

Apple-Mail offline
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Menü „Postfach -> Synchronisieren“ testen bzw. dort das Postfach versuchen „Online schalten“
2. Menü „Fenster -> Verbindung prüfen“
3. In den Einstellungen „Accounts -> Accountinformationen -> SMTP-Server“ die SMTP-Serverliste bearbeiten.
– Dort den Macbay-Account auswählen und im Reiter „Accountinformaionen“ (nicht „Erweitert“) prüfen, ob der Server wirklich korrekt eingetragen ist (mail.macbay.de). Falls etwas anderes dort eingetragen ist, die Schritte 1 +2 wiederholen.

Warum nimmt mein Email-Konto keine Emails von XY an?

Die Absenderadresse bzw. die IP des versendenden Mailservers wurden möglicherweise vom Spamfilter unserer Mailserver blockiert.
Dieser greift automatisch auf externe Datenbanken zu, in der weltweit bestimmte IPs nach temporären Attacken auf eine sog. Blacklist gesetzt werden. Wir, als Benutzer dieser Datenbanken, haben keinen direkten Einfluss auf diesen Dienst, sondern nur die Versender selber.
Sie können dem Absender das Problem schildern, mit der Bitte, seinen Mailprovider entsprechend zu informieren. Dort wird man sich in der Regel darum bemühen die Emailadresse, bzw. die IP des Absenders von der Liste zu löschen. Alternativ könnte der Absender auch versuchen, die Email/IP eigenhändig von der Liste löschen zu lassen.

In der Regel verschwinden solche temporären Einträge jedoch wieder nach einigen Stunden, wenn sich der Mailprovider des Absenders zeitnah dem Problem annimmt und keine weiteren Spam-Mails mehr von den dortigen Systemen verschickt werden.

Warum ist bei Apple-Mail die wiederholte Eingabe des Passwortes notwendig?

Ursache für das Problem kann sein, dass im Apple-Systemprogramm „Schlüsselbundverwaltung“ das Passwort mehrfach abgelegt ist.

Beenden Sie in diesem Fall Apple-Mail und starten Sie das Systemprogramm  “Schlüsselbundverwaltung” (Programme/Dienstprogramme), markieren Sie den Schlüsselbund “Anmeldung” und klicken Sie auf “Kennwörter” (um nur die Passwörter einzublenden). Die Passwörter von Mail haben die Art “Internet-Kennwort“, man sortiert am besten nach diesem Kriterium durch einen Klick in den Spaltentitel.
Nun löscht man alle Passwörter, die zu dem entsprechenden E-Mail-Konto gehören. Danach beendet man die Schlüsselbundverwaltung und tippt dann in Mail das Passwort für das Konto erneut ein

Warum erreicht mich eine bestimmte Email nicht?

Sie erwarten ein Email, die Sie scheinbar nicht erreicht hat?
Wenden Sie sich bitte an den Support mit dem möglichst exakten Datum an dem Sie die Email erwartet haben, sowie der Absender-Emailadresse.
Hier kann der Support recherchieren ob von dem genannten Absender eine Email an Ihren Account verschickt worden ist.
Gibt es einen solchen Email-Eingang kann auch ermittelt werden in welchen Ordner Ihres Email-Accounts die Email verschoben wurde, bzw. aus welchem Grund eine Email von unserem Mailserver/Spamfilter abgewiesen wurde.

Warum kann ich keine Emails abrufen?

Meist liegt das Problem in der Verwendung eines falschen Passwortes.
Passen Sie das Passwort für den Posteingang (IMAP oder POP) in den Einstellungen Ihres Email-Programmes entsprechend an.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie ein falsches Passwort verwenden kontaktieren Sie bitte den Support (support@macbay.de). Es ist möglich unsere Logfiles nach entsprechenden Einträgen zu durchsuchen.
Häufige Versuche Emails mit falschem Passwort abzurufen führt zu einer temporären Sperrung der verwendeten IP-Adresse. Danach sind für die Zeit der Sperrung weder der Abruf von Emails, noch der Email-Versand oder das Einloggen in den Kundenbereich über diese IP-Adresse möglich.
Einen automatisierten Hinweis auf die Verwendung eines falschen Passwortes erhalten Sie nicht.

Funktioniert die Einrichtung von Email-Konten bei Android-Betriebssystemen?

Die Einrichtung von Macbay-Email-Konten und Domain-Email-Konten unter Android ist grundsätzlich möglich.
Tests haben aber ergeben, dass es Unterschiede geben kann, je nachdem ob ein Macbay-Email-Account oder ein selbst erstelltes Domain-Postfach eingerichtet werden soll.
Grundsätzlich ist nur die Erstellung mit Verschlüsselung (SSL) zu empfehlen. Falls die Einrichtung nicht mit den Standard-Parametern funktioniert, variieren Sie bitte die SMTP-Authentifizierungs-Methode.
Eine automatisierte Einrichtung eines Email-Postfaches funktioniert höchstens bei @macbay.de Postfächern.

Selbst erstellte Domain-Postfächer müssen IMMER manuell eingerichtet werde, da die Email-Clients eigentlich immer die falschen Mail-Server-Namen verwenden.

FAQ: Mail

Email-Probleme und mögliche Lösungen

EINRICHTUNG

Allgemeine Parameter:

Empfang (IMAP oder POP)

Mailserver: mail.macbay.de

Benutzername/Anwender: nutzername@macbay.de / bzw. nutzername@ihre_domain.tld

Port: 993 (IMAP mit SSL)

Port: 995 (POP mit SSL)

Authentifizierung: “Extern (TLS-Clientzertifikat)” oder “Passwort”

 

Versand (SMTP)

Mailserver: mail.macbay.de

Benutzername/Anwender: nutzername@macbay.de / bzw. nutzername@ihre_domain.tld

Port: 465 (SMTP mit SSL)

Authentifizierung: Extern (TLS-Clientzertifikat)

Kann ich den Support mit der Löschung von Email beauftragen?

Für die Pflege der Email-Konten ist stets der User selbst verantwortlich.

Das Risiko, dass erwünschte Nachrichten bei solchen Aufträgen von unserem Support versehentlich gelöscht werden, ist zu groß. Da wir keinen Zugriff auf die Nachrichten-Texte haben, sondern nur der Kunde, können wir zudem auch nicht beurteilen welche nachrichten für einen Kunden Spam sind und welche nicht,

Warum funktioniert mein Versand über einen Verteiler nicht?

Eine einzige fehlerhafte Email-Adresse kann einen Versand an mehrere Empfänger (Verteilerlsite) vereiteln.

Es dabei unerheblich ist an welcher Stelle der Liste sich die fehlerhafte Email-Adresse befindet.

Mit einer fehlerhaften Email-Adresse sind solche Adressen gemeint die von Ihrem Aufbau her nicht der notwendigen Nomenklatur entsprechen, z.B. wenn Sie statt „.de“ fälschlicherweise „-de“ verwenden.

Email-Verteiler werden im Kundenbereich unter https://www.macbay.de/config/administration/email/ eingerichtet.

Warum bekomme ich Emails als unzustellbar zurück die ich selber nie geschrieben habe?

Absenderadressen lassen sich heute mit einfachsten Mitteln fälschen.
Im günstigsten Fall wurde Ihre Emailadresse nur als Absender missbraucht.

Im ungünstigsten Fall wurde Ihr Email-Account kompromittiert (das Passwort wurde erschlichen oder erraten).

Im Zweifel sollten Sie unbedingt das Passwort Ihres Macbay-Accounts ändern.

Der Support kann anhand der Logfiles die verwendeten IP-Adresse ermitteln. Bei kompromittierten Accounts werden meist ständig wechselnde ausländische IP-Adressen für den Spam-Versand verwendet.

Kommt es zu einem vermehrten Versand von Spam-Emails über Ihren Account, so wird die Versandfunktion bis zur Erneuerung des Passwortes aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Wir informieren Sie darüber per Email an die hinterlegte Home-Emailadresse.

Durch die temporäre Deaktivierung der Versandfunktion des betroffenen Email-Postfaches sind andere Funktionen des Postfaches oder des Accounts nicht beinträchtigt

Funktioniert die automatische Einrichtung von Email-Konten in Apple-Mail?

Eine automatische Einrichtung sowohl von Macbay-Emailkonten und auch Domain-Emailkonten in Apple-Mail funktioniert nicht!

Auch wenn von Ihnen der richtige Benutzername (benuztername@macbay.de bzw. benutzername@ihre_domain.tld) mit dem jeweils passenden Passwort eintragen werden, so erhalten Sie die Fehlermeldung „Accountname/Passwort konnte nicht überprüft werden“.
Bitte geben Sie in der nachfolgenden Maske trotzdem als Benutzernamen nuztername@macbay.de bzw. nutzername@ihre_domain.tld an, mit dem jeweiligen Passwort, sowie den aktuelle Mailserver mail.macbay.de.

Entfernen Sie nach der Accounterstellung eventuelle Häckchen bei Einträgen zur automatischen Verwaltung und passen Sie gegebenenfalls die Einträge mit den notwendigen Parametern auf unserer Hilfeseite ab

Quota (Überblick Speicherverbrauch Emailkonten)

Überblick über verwendeten Speicherplatz einzelner E-Mail-Kontos

Sortieren auf-/absteigend nach Ordernamen (Mailbox Name), Anzahl enthaltener E-Mails (# of Messages) und belegtem Speicherplatz (Speicherplatznutzung) möglich

(1) Auswahl des E-Mail-Kontos (zur Auswahl stehen alle eingerichteten E-Mail-Konten)

(2) Suchfeld für E-Mail-Konten (funktioniert nur bei Vorauswahl (Default Account))

(3) Löschung von E-Mails nach zu bestimmenden Kriterien (Manage)

(4) Optionen für die Auswahl zu löschender E-Mails

1 year old or more (1 Jahr alt oder älter)

30 MB in size or more (30MB groß oder größer)

Previously viewed (bereits als gelesen markierte E-Mails)

All messages (alle E-Mails)

Custom query ( benutzerdefinierte Abfrage) https://wiki2.dovecot.org/Tools/Doveadm/SearchQuery

(5) entgültiges Löschen der ausgewählten E-Mails durch Button “Delete Permanently”

 

Neue Email-Konten anlegen – bearbeiten – löschen

 

Email-Konto neu erstellen

(1) Domain für zu erstellendes Email-Konto auswählen

(2) Name des zukünftigen Email-Kontos wählen

(3) Kennwort händisch eintragen oder hinein kopieren

(4) Parameter für automatische Kennworterstellung festlegen

(5) Kennwort mit festgelegten Parametern erzeugen

(6) Quota festlegen (auch wenn die Eingabe höherer Werte möglich ist erhöht sich dadurch die Gesamtquota nicht)

(7) Zusendung der Parameter zur Einrichtung von Email-Clients

(8) Konto wird mit den gewählten Vorgaben/Quota erzeugt

Email-Konten bearbeiten oder löschen

(1) Suche nach Email-Konto

(2) Sortierung nach Konto- oder Domain-Namen (auf- oder absteigend)

(3) Anzeige der Beschränkungen des jeweiligen Kontos (senden, empfangen, anmelden)

(4) Sortierung nach verbrauchtem Speicher (absolut)/ zugewiesener Quota / verbrauchtem Speicher (% von zugewiesener Quota)

(5) öffnen des Email-Kontos im Webmailer

(6) Speicherkontingent anpassen (Quota zuweisen oder ändern)

(7) Einschränkungen verwalten (anmelden, empfangen, senden)

(8) Kennwort ändern

(9) Konfigurationsparameter für Kontoerstellung in externen Mail-Clients

(10) Emailkonto unwiederbringlich löschen

 

Spamfilter aktivieren – konfigurieren – löschen

die Aktivierung und die Einstellungen des Spamfilters betreffen sämtliche erstellten Email-Konten eines Accounts!

Eine Differenzierung zwischen einzelnen Email-Konten ist grundsätzlich nicht möglich. Dies ist zu beachten sollten Email-Konten für andere Personen verwaltet und administriert werden.

Spam Filter aktivieren

In der Grundeinstellung ist der Spamfilter aktiviert und kann auch nicht deaktiviert werden!

Eine Aktivierung des Spamfilters wird farblich markiert (blau)

Der voreingestellte “Spam Threshold Score” beträgt “5“. Dies ist ein mittlerer Wert der dafür sorgt das ein großer Teil der Spam-Emails als solche erkannt und markiert werden, ohne das zuviele Emails fälschlicher Weise als solche klassifiziert werden.

Spam Threshold Score wählen

Je höher dieser Wert gewählt wird (maximal “10“) desto schwächer wird der Filter. Bei einem Wert von “10”  werden nur noch wirklich offensichtliche Spam-Emails als solche erkannt. Verringern Sie den Wert, so wird der Spamfilter immer “schärfer” (minimal “1“). Dies erhöht aber auch die Anzahl der sogenannten “false positiv”-Emails, also solcher Emails die fälschlicherweise als Spam eingestuft werden. Mabay empfielt die Einstellung auf “5” (default) zu belassen, da vorgeschaltete globale Spam-Filter offensichtlichen Spam bereits filtern und löschen.

Spam automatisch löschen

in den Grundeinstellungen ist das automatische löschen von Spam deaktiviert

Eine Aktivierung der automatischen Löschung wird farblich markiert (blau). Die Aktivierung betrifft, genau wie die Aktivierung des Spam-Filters, alle eingerichteten Email-Konten.

Die Aktivierung der automatischen Löschung führt zum unwiederruflichen Löschen von entsprechend klassifiziertem Spam.

Automatische Spam-Löschung konfigurieren

In den Einstellungen der automatischen Spam-Löschung können Sie wählen welchen Spam Threshold Score eine Email aufweisen muss um automatisch gelöscht zu werden. Dieser muss zwischen dem von Ihnen gewählten Spam Threshold Score und dem maximalen Wert von “10” liegen. Je höher Sie diesen Wert wählen, desto weniger Spam wird automatisch gelöscht.

  Zusäzliche Konfigurationsmöglchkeiten (NUR für erfahrene Nutzer)

Weiße Liste (Whitelist)

Liste von Email-Adressen und Domänen deren Emails niemals als Spam eingestuft werden

Schwarze Liste (Blacklist)

Liste von Email-Adressen und Domänen deren Emails immer als Spam eingestuft werden

Calculated Spam Score Settings

wir raten dringend davon ab Einstellungen in diesem Bereich vorzunehmen!

Email-Filter anlegen – verwalten – löschen > für ALLE Email-Konten

Hier erstellte Filter wirken sich auf ALLE in diesem Account erstellten Email-Konten aus!

Filter können bearbeitet, neu erstellt oder gelöscht werden:

Bearbeitung eines vorhanden oder Erstellung eines neuen Filters:

Weitere Filter-Regeln zu einem Filter hinzufügen

Filter mit “Adressleiste erstellen” finalisieren (hier handelt es sich um einen Übersetzungsfehler)

 

 

Email-Filter anlegen verwalten löschen > einzelnes Email-Konto

Übersicht aller erstellten Email-Konten:

Filter eines spezifischen Email-Kontos verwalten:

Filter können bearbeitet ,neu erstellt oder gelöscht werden:

Bearbeitung eines vorhanden oder Erstellung eines neuen Filters:

Weitere Filter-Regeln können einem Filter hinzugefügt werden:

Filter mit “Adressleiste erstellen” finalisieren (hier handelt es sich um einen Übersetzungsfehler):

 

Weiterleitungen einrichten/verwalten/löschen

Eingerichtete Weiterleitungen bearbeiten und löschen

E-Mail-Weiterleitungen für ein einzelnes E-Mail-Konto oder für alle E-Mail-Konten einer Domain einrichten

Weiterleitung für ein E-Mail-Konto hinzufügen:

(1) E-Mail-Kontennamen eingeben

(2) Domäne auswählen

Sie können jetzt entweder eine E-Mailadresse für die Weitereitung angeben oder andere Option wählen (nur eine Auswahl ist möglich)

(3) An E-Mailadresse weiterleiten (Weiterleitungsadresse angeben)

(4) Löschung der eingehenden E-Mail mit Fehlermeldung an den Absender (individuell zu gestalten)

(5) Erweiterte Optionen (nicht empfohlen):

(6) An ein Systemkonto weiterleiten (was bedeutet das?)

 (7) Pipe zu einem Programm (E-Mail wird an ein anderes Programm weitergeleitet und dort verarbeitet)

(8) Verwerfen (E-Mail wird ohne  Information für den Absender gelöscht)

mit Button “Weiterleitung hinzufügen” finalisieren

Weiterleitung für ALLE E-Mail-Konten einer Domain hinzufügen:

(1) Domäne auswählen

(2) Weiterleitungsziel in Form einer E-Mail-Adresse angeben

mit Button “Domänenweiterleitung hinzufügen” finalisieren

 

Greylisting

Greylisting hält Massen-Spam-Mails ab, indem der erste Zustell-Versuch pauschal abgewiesen wird. Das ist insofern sehr effektiv, weil reguläre Mail-Server üblicherweise mehrere Zustellversuche unternehmen, meistens binnen weniger Minuten.

Wenn eine Absender-Domain über einen sogenannten SPF-Eintrag verfügt, wird das Greylisting meist umgangen und die Nachricht direkt zugestellt, bzw. von den anschliessend eingerichteten Mail-Filtern abgearbeitet.

Greylisting ist ein sehr effektives Mittel zur Spam-Abwehr, da ein Großteil der Spam-Mails gar nicht von regulären Mail-Servern aus versendet werden, sondern über kompromittierte Web-Seiten oder -Server.

Auch der BSI empfiehlt die Nutzung von Greylisting aktiv. Eine Beschreibung zum Greylisting finden Sie unter https://de.wikipedia.org/wiki/Greylisting

 

v2 Neue Spam-Filter

 

SPAM

Ihr neuer SpamFilter wurde aktiviert

Sie haben soeben die Bestätigung für Ihren Account auf unserem neuen SpamFilter-System erhalten? Glückwunsch: Ab sofort werden Spam- oder Phishing-Mails mit einer Trefferquote von etwa 99% abgewiesen noch bevor diese Ihren Posteingang erreichen! Weiterlesen →

v3 Mail-Konten von v2 übertragen

Einleitung

Um Ihre Mail-Konten von Ihrem bisherigen v2- auf den neuen v3-Account zu übertragen, sind wenige Schritte nötig, die in diesem Artikel ausführlich beschrieben sind.

Falls Sie Ihre Domain-Mailkonten nicht selber übertragen möchten:
Hier geht es direkt zum Umzugsdienst – Anlegen und Übertragen Ihrer Mail-Konten

Kurzanleitung

  1. Kompatibilität prüfen – Einschränkungen für ältere Macs (älter/gleich 10.11)
  2. Bisherige Mailkonten auf v3 anlegen oder importieren
  3. Spam-Mails in den Junk-Ordner verschieben wird in neuem Fenster geöffnet
  4. v3-Mailkonten in Mail-Programm als zusätzlichen Account hinzufügen (wo auch der bisherige Mailaccount eingerichtet ist) – Die Konfigurations-Anleitung wird direkt im v3-Portal angezeigt
  5. Support beauftragen, den Mail-Traffic auf v3 umzuschalten (MX-Record Switch)
  6. Bestätigung der Umstellung durch den Support abwarten
  7. Ordner und Nachrichten aus dem bisherigen v2- in den v3-Mailaccount übertragen
  8. Prüfen der Übertragung durch Vergleich der Nachrichtenzahl pro Postfach zwischen Quell- und Ziel-Mailkonto
  9. Bisherige Mailaccounts im v2-Kundenbereich löschen (ansonsten könnten Nachrichten anderer Macbay-User oder vom Macbay-Support noch im bisherigen Account landen)
  10. Support beauftragen, Domain-Konfiguration von v2 zu löschen

Ergänzung: v3 Funktionen, die per Webmail eingestellt werden können

1. Kompatibilität – Einschränkungen unter v3 (WICHTIG)

Wer von Ihnen die v2-Funktionen Sammeldienst und Verteiler genutzt hat, muss sich noch etwas gedulden, bis wir diese Features nachgerüstet oder durch bessere Alternativen ersetzt haben. Zudem können die Mail-Accounts unter v3 nur mit Apple-Mail-Versionen ab macOS 10.12 (Sierra) und höher genutzt werden, was im Artikel über die Versandprobleme mit älteren Apple-Mail Versionen genauer erläutert ist.  Wer weiterhin ältere Mac-Systeme nutzt, kann entweder das Webmail nutzen unter webmail.macbay.net oder auf eines der kostenlosen Mailprogramme ausweichen, welche sowohl auf älteren wie auch neueren Mac-Systemen laufen:

Der Ablauf im Detail

2. Mailkonten auf v3 anlegen

Öffnen Sie in Ihrem v3-Portal die Verwaltung der “E-Mail-Konten” …

… und legen dort Ihre E-Mail-Adressen an:

Falls Sie das bestehende Passwort der Mailadresse übertragen wollen und es nicht auswendig kennen oder in einem Passwort-Manager verwalten, finden Sie es möglicherweise noch in der Schlüsselbund-Verwaltung Ihres Mac. Aus rechtlichen Gründen (DSGVO) ist das Passwort in Ihrem v2-Kundenbereich unter Account -> E-Mail-Verwaltung nicht mehr einsehbar.

Wir empfehlen, diese Gelegenheit zu nutzen, die Passwörter Ihrer Email-Konten zu erneuern.

Der Spam-Schutz ist bereits für jedes v3-Mail-Konto aktiviert. Um die Spam-Mails in den Spam-Ordner (auch “Junk” genannt) zu verschieben, müssen Sie noch die entsprechenden Email-Filter aktivieren. Sie finden dazu hier eine kurze Anleitung.

Mehrere Domain-Mailkonten gleichzeitig anlegen

Falls Sie mehrere Domain-Mailkonten führen, kann es umständlich sein, diese einzeln anzulegen. Um mehrere Mail-Konten auf einmal in Ihrem v3-Account anzulegen, steht Ihnen nun die Funktion “Adressenimporter” zur Verfügung im Bereich “E-MAIL”. Damit ist es möglich, eine Tabelle im CSV- oder XLS-Format hochzuladen, die in jeder Zeile den Mail-Kontonamen, Passwort und gewünschte Postfach-Größe enthält.

Domain-Mailkonten in Ihren v3-Account als Tabelle importieren

Domain-Mailkonten in Ihren v3-Account als Tabelle importieren

Mail-Konten importieren

Mail-Konten importieren

4. v3-Mailkonten im E-Mail-Programm hinzufügen

Legen Sie in Ihrem Mail-Programm das v3-Mailkonto als zusätzlichen Account an. Bitte nicht den bestehenden Account überschreiben bzw. den Servernamen ändern, sonst besteht das Risiko von Datenverlust!

Der v3-Servername für IMAP bzw. POP und SMTP lautet nicht mehr mail.macbay.de
sondern mail.domain.de
wobei Sie hier “domain.de” durch Ihren eigenen Domain-Namen ersetzen, für den  Sie den Account im Client einrichten!

Um neue Nachrichten auf dem v3-Account zu empfangen, muss nur noch der sogenannte MX-Eintrag im DNS der Domain – zuständig für den Mail-Traffic – von unserem Support umgeschaltet werden.

Der Nachrichten-Versand aus dem v3-Account ist bereits jetzt “technisch” möglich.

Solange der MX-Eintrag der Domain  noch nicht vollständig auf v3 umgeschaltet wurde, empfehlen wir besser weiterhin den bisherigen Account für den Versand zu nutzen.

5. Mail-Traffic der Domain umschalten

Damit neue Nachrichten in den frisch angelegten Mailkonten Ihres v3-Account landen, muss in unserer internen Domain-Verwaltung noch der Mail-Traffic entsprechend umgeschaltet, bzw.  unser Support mit dem MX-Switch beauftragt werden. Bitte benutzen Sie hierfür dieses Formular.

Anschliessend müssen Sie dann die Ordner und Nachrichten aus aus den Mail-Konten unter v2 auf die v3-Plattform übertragen. Hierfür empfehlen wir Ihnen das kostenlose Email-Programm “Thunderbird” zu benutzen. Bei einer Mail-Kontogröße von unter 3 GB würde auch das Apple-Mail-Programm die Übertragung schaffen.

Wichtig: Nachrichten gehen nach der Umschaltung nicht verloren!

7. Mail-Bestände, Ordner und Nachrichten von v2 zu v3 übertragen

Sie haben zuvor idealerweise sowohl Ihren alten Domain-Mailaccount in Ihrem Mail-Programm eingerichtet, als auch den neuen. Nun können  auch anfangen, Postfächer/Ordner und Nachrichten mit Hilfe des Mail-Programms zu übertragen.

Hierfür gibt es mindestens 3 Möglichkeiten:

  • Sie übertragen die Postfächer und Nachrichten manuell mit Hilfe Ihres E-Mail-Programmes. Bei kleineren Accounts bis zu 3 GB dürfte das Apple-Mailprogramm keine Probleme damit haben. Bei größeren Accounts empfehlen wir jedoch lieber das kostenlose “Thunderbird” oder auch “Outlook” einzusetzen. Im Mail-Programm empfiehlt es sich zuvor die Ordnerstruktur im neuen Account analog zur Struktur im alten Account anzulegen. Anschliessend einfach die Ordner-Inhalte per Drag&Drop oder Copy & Paste übertragen.
  • Sie beauftragen den Macbay-Support mit der Übertragung (kostenpflichtig, siehe unten –  oder direkt zum Auftrag)
  • ACHTUNG – Mit der folgenden Möglichkeit wird auf den Dienst eines Drittanbieters hingewiesen. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko. Wenn damit etwas nicht funktioniert, übernehmen wir keine Haftung.
    Sie nutzen die WebApp des Herstellers von imapsync unter https://imapsync.lamiral.info/X/ indem Sie dort die Zugangsdaten Quell- und Ziel-Account eintragen und anschliessend den grünen “Sync” Button betätigen. Dieser Vorgang startet im Hintergrund und kann einige Stunden dauern. Einfach zwischendurch den Ziel-Account aktualisieren und prüfen was schon angekommen ist. Achtung: Es ist nicht klar, ob bei der Nutzung die zu übertragenden Mail-Bestände vom Anbieter nach den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt werden. Dennoch handelt es sich hierbei um eine sehr bequeme Methode. Um auf Nummer Sicher zu gehen, können Sie unseren kostenpflichtigen Mail-Umzugs-Dienst buchen für 15,- € pro übertragenem Mailkonto.

Mail-Programme Ihrer Unter-Benutzer einrichten

Falls Sie die Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Mitglieder oder sonstigen Unter-Benutzer (Sub-Accounts) mit Macbay verwalten, sollten die umgezogenen Konten auch in deren Endgeräten eingerichtet werden, z.B. in Apple-Mail,  Smartphone etc. Sie finden in dem folgenden Artikel einige diesbezüglche Hinweise sowie eine Text-Vorlage zur Weiterleitung an Ihre Unter-Benutzer:

Anleitung für Ihre Kunden oder Mitglieder zwecks Einrichtung im Mailprogramm
nach Umzug der Mail-Konten von v2 auf v3

v3 Funktionen, die per Webmail eingestellt werden können

Unter v3-Webmail-Anleitungen finden Sie weitere Informationen über die Möglichkeiten, verschiedene Einstellungen zu einem v3-Mail-Account vorzunehmen, z.B. eine Webmail-Anwendung auszusuchen, Passwort zurück setzen, Filter einrichten, Kalender und Kontakte abzugleichen und vieles mehr.

10. Mail-Konten unter v2 löschen

Dieser Schritt ist nötig, weil die v2-Mailserver den internen Mail-Traffic priorisieren. Das bedeutet, dass alle Nachrichten zwischen zwei Accounts die beide auf dem v2-Server liegen, nicht nach v3 zugestellt werden, so auch Nachrichten von unserem Support.

1. Melden Sie sich hierfür in Ihrem v2-Account an unter
https://macbay.de/config/administration/email/
2. Löschen Sie zuerst etwaige Weiterleitungen (WICHTIG, sonst können die Konten nicht gelöscht werden) und Verteilerlisten (Anleitung zum Anlegen von Verteilerlisten unter v3)
3. Löschen Sie zum Schluss den Email-Account der Domain
4. Informieren Sie unseren Support über die vollständige Löschung aller Mail-Konten einer Domain, damit letzte Mail-Konfigurationsreste von v2 gelöscht werden können

Als Inhaber der Mail-Konten sind die Kunden für das Anlegen der Mail-Konten und die Übertragung der Ordner und Nachrichten verantwortlich. Die Aufgabe des Macbay-Supports besteht darin, den Mail-Traffic umzustellen, sowie zu gewährleisten, dass die Mail-Konten gut gesichert sind und der Mail-Traffic einwandfrei funktioniert. Wir übernehmen keine Haftung für externe Mail-Programme und WebApps wie das imapsync.

ANGEBOTE Mail-Umzug

ANGEBOT Mail-Konten in v3 einrichten

Anlegen Ihrer Mail-Konten inkl. der unter v2 bereits
eingerichteten Filter und Sortier-Regeln:
9,- Euro pro Mail-Account

ANGEBOT Umzugsdienst für E-Mail-Konten

Umzug pro Mail-Account mit bis 25GB Mailkonto-Größe*:
15,- Euro pro Mail-Account

JETZT EMAIL-ÜBERTRAGUNG KOSTENPFLICHTIG BEAUFTRAGEN

v3 E-Mail Versandprobleme mit älteren macOS

v3-Mail-Versand mit Apple Mail.app erst ab 10.12 Sierra möglich

Für eine bequeme Nutzung von v3-Mail mit Apple Mail.app muss mindestens macOS 10.12 Sierra im Einsatz sein, da Ihre Nachrichten sonst alternativ nur über das v3-Webmail oder alternative Clients verschickt werden müssten.

Schuld ist die fehlende Implementierung aktueller Sicherheit-Standards seitens Apple. So ermöglicht Apple erst ab macOS 10.12 „Sierra“ die verschlüsselte Verbindung und Datenübertragung über das als sicher geltende Protokoll TLS 1.2. Ältere Mac-Systeme wurden von Apple nicht entsprechend nachgerüstet und werden es allen Anscheins auch nicht.

Seit kurzem wird auf unserer Hosting-Plattform “macbay v3” nur die sichere Verbindung über TLS 1.2 untersützt und das hat gute Gründe:

Was ist geschehen?

Um unsere v3-Plattform so sicher wie möglich zu machen, haben wir auf v3 die Verschlüsselung der Verbindungsdaten zwischen Mail-Server und den Mail-Clients standardmäßig auf TLS 1.2 gesetzt und dabei TLS 1.1 und TLS 1.0 deaktiviert.

TLS 1.2 gilt mittlerweile der Mindest-Standard bei der sicheren und verschlüsselten Übertragung von Daten aller Art und wird in aktuellen Browsern und Email-Programmen gleichermaßen eingesetzt.

Was ist TLS und wofür brauchen wir es?

Das TLS-Protokoll (Transport Layer Security) dient der Sicherstellung von Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität bei der Übertragung von Daten in unsicheren – also offenen – Netzwerken, wie eben dem Internet. TLS (Transport Layer Security) ist ein kryptographisches Protokoll zur Etablierung eines sicheren Kanals (verschlüsselt, authentisiert und integritätsgeschützt). Insbesondere ist die TLS-gesicherte Übertragung im Internet (mittels HTTPS und SMTPS) sehr wichtig und weit verbreitet. Gerade bei sensiblen Daten, die über E-Mail, E-Commerce, Homebanking übermittelt werden ist es wichtig, dass die Daten (insbesondere Zugangsdaten und Passwörter) sicher übertragen werden können. Hier spielt das TLS-Protokoll eine wichtige Rolle. Es dient dazu, einen sicheren Kanal zwischen Sender und Empfänger (z. B. Mail-Account auf dem Server und dem Client bzw. Mail-Programm) aufzubauen und alle Daten sicher durch diesen Kanal zu übertragen.

Der Spezifikationsstandard von TLS wird von der IETF (Internet Engineering Task Force) in RFCs (Request For Comment) in einem öffentlichen Diskussionsprozess standardisiert. Der flächendeckende Einsatz von TLS 1.2 schreitet vor allem seit der mit “Poodle” und “Heartbleed” betitelten Sicherheits-Lücken voran, um Webseiten-Besucher, Webseiten-Betreiber und Email-Nutzer besser gegen unbefugte Eindringlinge wie Bots, Hacker/Cracker, Phishing, Trojaner und auch gegen Spam sowie andere Plagen zu schützen.

Was ist an älteren Versionen von TLS so gefährlich?

Kurze Antwort: Das Passwort Ihres Mail-Kontos kann kinderleicht abgehört werden. Damit ist nicht nur Ihre persönliche Sicherheit potentiell gefährdet. Sondern auch die Privatspähre aller Personen, von denen Sie Email-Korrepondenzen in Ihrem Mail-Konto gespeichert haben!

Hintergrund: Seit 2011 sind mehrere Angriffe gegen SSL/TLS bekannt geworden. Die entsprechenden Schwachstellen können erst in TLS 1.2 behoben werden, und zwar durch Nutzung entsprechender Cipher-Suites gemäß [TR-02102-2], wie wir diese auf v3 nun eingerichtet haben.

Ein Festhalten an TLS 1.1 (wie es nur von älteren Macs bis einschliesslich El Capitan macOS 10.11 unterstützt wird) kann gefährlich sein, zumal auf den meisten Webseiten etliche Meta-Daten der Besucher aufgezeichnet werden, z.B. die IP, die Browser-Version und vor allem auch das Betriebssystem. Es reicht, wenn auf einer Webseite genau diese Informationen missbräuchlich ausgenutzt werden, um Sie einem hohen Risiko auszusetzen. Im Grunde genommen kann der gesamte Traffic zwischen Browser und Servern abgehört und entschlüsselt werden. Dies beinhaltet auch die verschlüsselte Übertragung von Passwörtern.

Für Email bedeutet dies, dass sämtliche Nachrichten abgehört werden können und das Passwort, mit dem der lokale Email-Client (z.B. Apple Mail) sich mit dem Mail-Account auf dem Server anmeldet. Somit kann der Mail-Account missbraucht werden für den heimlichen Versand von Spam, Phishing-Mails und anderen schädlichen Nachrichten. Dies geschieht, ohne das der legitime Mail-Account Inhaber das anfangs mitbekommt, sondern erst, nachdem er zahllose Bounce-Mails erhält und Probleme bekommt, eigene Nachrichten zu versenden.

Ein entsprechend kompromittierter Mail-Account wid meist für den Versand von Spam- und Viren-Mails genutzt und zwar auch an die in den Postfächern des Accounts gespeicherten Emails bzw. Ihren Empfängern. Doch auch die üblichen Spam-Listen werden abgearbeitet und erweitert. Dies kann nicht nur eine Rufschädigung zur Folge haben. Es gab schon Fälle in der Vergangenheit, wo die Absender zu hohen Schadensersatz-Zahlungen erfolgreich verklagt wurden und sogar die Mail- und Hosting-Provider eine Mitschuld zugesprochen wurde aufgrund der Fahrlässigkeit, veraltete Protokolle überhaupt zuzulassen.

Aus diesem Grund werden übrigens – voraussichtlich ab 2020 – eine wachsende Zahl an Mail- und Hosting-Providern keine Verbindungen mit älteren Apple-Mail-Programmen mehr zulassen! Ob dies Apple dazu bringen wird, seine älteren Macs mit neueren TLS-Zertifikaten nachzurüsten, ist natürlich noch nicht absehbar.

Was kann ich jetzt tun?

Im Moment haben Sie folgende Möglichkeiten, Nachrichten Ihrer v3-Mail-Konten zu versenden:

1. Webmail-Interface unter https://cube.macbay.net:2096
2. macOS aktualisieren*
3. Alternative Email-Programme nutzen, zum Beispiel eines aus der folgenden Liste:

* Es gibt viele gute Gründe, warum Sie als Mac-User nicht immer die neuesten OS-Upgrades mitgehen wollen oder können, z.B. weil Sie Programme benutzen, die (noch) nicht für aktuelle Mac-Systeme angepasst wurden. Und natürlich wollen wir alle Kunden ermöglichen, Ihren  v3-Account auch mit älteren macOS zu nutzen. Dabei gilt es nur abzuwiegen zwischen Bequemlichkeit (Nachrichten aus einer alten Apple Mail.app versenden) und Sicherheit.

Solange wir noch keine eigene Lösung gefunden haben, den Mail-Versand über ältere Mail.app Versionen doch noch zu ermöglichen, bleibt die Entscheidung zu Gunsten der Sicherheit im Interesse der meisten v3-Nutzer.

Kommt doch noch Hilfe für ältere macOS?

Wir führen in den kommenden Tagen eine weitere Evaluierung durch und werden diesen Artikel entsprechend aktualisieren. Bei Fragen oder Kritik stehen wir Ihnen wie gewohnt über unseren Support zur Verfügung.

UPDATE 09.02.2018:

Da offenbar der Großteil unserer Nutzer bereits auf neueren Systemen umgestiegen ist und es vernünftiger ist, die Sicherheit der Großteil der Nutzer durch eine Aufweichung der Sicherheits-Standards zu gefährden, haben wir uns entschieden, weiterhin die Authentifierung über TLS 1.0 und 1.1 zu unterbinden. Das bedeutet, dass Mac-User mit macOS 10.11 El Capitan und darunter die o.g. Möglichkeiten alternativ zu Apple Mail nutzen können.

v3 Filter und Spam-Schutz anlegen

Der schnellste Weg zur effektiven Spam-Bekämpfung führt über die Email-Filter in Ihrem v3-Account. Sie bzw. Ihre End-Nutzer haben 2 Möglichkeiten, die Filter einzurichten und anzupassen:

1. Möglichkeit – Filter im v3-Portal anlegen

https://cube.macbay.net:2083

Dort im Bereich “EMAIL” die “E-Mail-Filter” aufrufen:

2. Möglichkeit – Filter im Webmail anlegen (für End-Nutzer)

https://cube.macbay.net:2096
oder direkt über Ihren Webmail-Domain-Namen
https://webmail.ihre-domain.de

Als nächstes das Roll-Down-Menü unterhalb Ihres Mailaccount oben rechts ausfahren und dort auf “Email Filter” gehen:

E-Mail-Filter optimal zum Spam-Schutz einrichten

Jetzt den Filter anlegen, wahlweise mit dem “Filter-Namen” AbsenderXY, Spam, Junk oder einen beliebigen eigenen Namen.

Der SpamFilter wird jede verdächtige Mail im Betreff markieren mit: “Spam”. Dadurch können entsprechende Nachrichten über die Filter in Ihren Spam-Ordner verschoben werden und erscheinen nicht mehr in Ihrer Inbox.

Wichtig: Häufig landen vermeintliche Spam-Nachrichten weiterhin in Ihrem Posteingang, z.B. vor langer Zeit abonnierte Newsletter, in Folge von Gewinnspiel-Teilnahmen oder weil bei einem Ihrer Email-Korrespondenz-Partner deren Account kompromittiert wurde. Erfahren Sie mehr über “vermeintlichen Spam” unter Spam-Ursachen und Schutz.

Wählen Sie unter “Rules” als nächstes “Spameinstufung” bzw. “Spam-Bar” (englische version) und “enthält” bzw. “contains” (en) aus und stellen im nächsten Feld die Kriterien ein. Je stärker gefiltert werden soll, desto weniger +-Zeichen eintragen:

Je weniger + Zeichen, desto stärker der Filter
Stärkerer Filter > Höheres Risiko, dass auch “gute” Mails im Spam-Ordner landen
Beispiel mit 3 + Zeichen: +++

Je mehr + Zeichen, desto schwächer der Filter
Schwächerer Filter > Höheres Risiko, mehr Spam im Posteingang zu erhalten
Beispiel mit 10 + Zeichen: ++++++++++

Da der Spam-Filter auf v3 bereits mit dem mittelwert von 5 + Zeichen eine extrem zuverlässige Filterung ermöglicht, empfehlen wir nicht mehr als 5 + Zeichen einzutragen:

Unter “Aktionen” (Actions) können Sie eine als Spam erkannte Mail in Ihre Junk-Mailbox verschieben, indem Sie dort “In Ordner zustellen” und neben dem Freifeld “Durchsuchen” anwählen und den “Junk” Ordner anklicken. Falls Ihr Mail-Programm bereits einen anderen Ordner dafür angelegt hat, z.B. “spam”, können Sie natürlich auch diesen auswählen.

Achtung

Es kann technisch bedingt nicht ausgeschlossen werden, dass auch gute Nachrichten an Sie versehentlich als Spam markiert werden. Das hängt maßgeblich von externen Faktoren ab, z.B. der Mailserver-Konfiguration des Absenders oder auch, ob der Mailaccount des Absenders kürzlich gehackt und für Spam-Versand missbraucht wurde. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihren Spam-Ordner auf derartige – false positives genannte – Nachrichten.

Sie können übrigens auch Domains oder Mail-Adressen auf eine Whitelist setzen, sollte eine stärkerer Schutz nötig sein, um Mails von wichtigen Absendern an Ihrem Spam-Filter “vorbeizuschleusen”. Die Whitelist können Sie in Ihrem v3-Account unter “Spamfilter > Erweiterte Konfiguration” anlegen.

Darüber hinaus bieten wir unseren Hosting-Kunden neuerdings ein speziell für die Spam-Abwehr konzipiertes “Mail Security Gateway” inklusiver Quarantane-Funktion an ab 3 € je Domain monatlich. Bei Interesse schreiben Sie uns gerne eine Nachricht.

Weiterführende Hinweise über die Empfindlichkeit der Spam-Filter finden Sie in dem ergänzenden Artikel:

Spamfilter Score Level

Hilfe! Ich erhalte Erpresser-Emails

zur Zeit sind wieder viele Spam-Emails im Umlauf in denen versucht wird Geld in Form von Bitcoins zu erpressen. Diese Emails enhalten meist die eigene Emailadresse als Absender. Leider ist es heute mit einfachsten Mitteln möglich den Absender einer Email zu fälschen.

Dies ist nur ein weiterer Versuch Menschen zu verunsichern und zu betrügen. Es empfielt sich solche Emails zu ignorieren und zu löschen.

Leider benötigen Spamfilter immer eine gewisse Zeit um eine Mail eindeutig als Spam zu identifizieren und entsprechend zu behandeln.

Wenn Sie sich unsicher sind ob Ihr Macbay-Account kompromottiert wurde überprüfen wir diesen gerne  auf verdächtige Aktivitäten.

Spam Emails – Ursachen und Schutz

WICHTIG: Bitte prüfen Sie Ihre Passwort-Sicherheit!

Wenn in Folge eines unsicheren Passwortes Ihr Mail-Konto kompromittiert und für den Versand von Spam-Emails missbraucht wird, besteht ein größeres Risiko von anderen Mailprovidern gesperrt zu werden. Und nicht nur das: der Spammer hätte Zugriff auf alle Mails in Ihrem Mail-Account und damit auf die Email-Adressen und ggfls. noch weitere vertrauliche Daten von Dritten, die in den Mails stehen, z.B. in den Signaturen. Weiterlesen →

Falsche Sonderzeichen in Apple Mail.app Nachrichten

Falsche Sonderzeichen in Email

Hat von Ihnen auch schon einmal Mail mit komisch formatierten Umlauten erhalten?

Hallo Frau Müller,
hier schreibt Ihnen der Jörg Gross

Dann benutzt der Absender vermutlich Microsoft Outlook und hat dort für die Formatierung seiner Nachrichten „RTF“ voreingestellt. Doch warum kommt die Mail bei einem Apple Empfänger so falsch an?

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Mail-Probleme mit dem Telekom-Speedport-Router

Falls Sie Ihren DSL-Anschluss bei der Deutschen Telekom betreiben und einen Speedport-Router der Telekom im Einsatz haben, müssen Sie in diesem den Mail-Server von Macbay (mail.macbay.de) freigeben. Die Router sind von Haus aus so eingestellt, dass nur wenige Mail-Provider von Anfang an akzeptiert werden, ein vermeintliches Sicherheits-Feature der Telekom, welches angesichts der tausenden verschiedener Mail-Provider weltweit, bei denen Personen Mail-Konten betreiben, völlig unverhältnismäßig und unnötig ist.

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