Archiv der Kategorie: Email

Greylisting

Greylisting hält Massen-Spam-Mails ab, indem der erste Zustell-Versuch pauschal abgewiesen wird. Das ist insofern sehr effektiv, weil reguläre Mail-Server üblicherweise mehrere Zustellversuche unternehmen, meistens binnen weniger Minuten. Wenn eine Absender-Domain dann auch noch über einen sogenannten SPF-Eintrag verfügt, wird das Greylisting umgangen und die Nachricht direkt zugestellt, bzw. von den anschliessend eingerichteten Mail-Filtern abgearbeitet.

Greylisting ist ein sehr effektives Mittel zur Spam-Abwehr, da ein Großteil der Spam-Mails gar nicht von regulären Mail-Servern aus versendet werden, sondern über kompromittierte Web-Seiten oder -Server.

Auch der BSI empfiehlt die Nutzung von Greylisting aktiv. Eine Beschreibung zum Greylisting finden Sie unter https://de.wikipedia.org/wiki/Greylisting

 

E-Mails archivieren mit DEVONthink Pro Office

Wenn Ihr E-Mail-Konto überfüllt ist, und Sie eine ganze Reihe von Nachrichten nicht mehr dauerhaft benötigen, würde Ihnen eine professionelle Email-Archivierung helfen.

Eine solche Lösung für den Mac, die bereits bei vielen unserer Kunden im Einsatz ist, kommt aus Deutschland und heisst

DEVONthink Pro Office

Das Programm kann deutlich mehr als nur Emails zu archivieren. Die Email-Archivierung mit DEVONthink Pro Office wird übrigens  als „Pro Office“-Version angeboten, die kleineren Versionen können das nicht.

Die für die Archivierung wichtigsten Features:

  • In Apple-Mail markierte Emails direkt per Menu-Befehl oder Shortcut in DEVONthink importieren – entweder als komplette Konversationen, als Konversation-Strang oder als Einzel-Nachrichten
  • In DEVONthink Pro Office importierte Mails können rasend schnell über die prämierte intelligente Such-Funktion aufgefunden werden. Diese ist der Spotlight-Suche auf dem Mac deutlich überlegen
  • Über die „Server“ Funktion kann das Archiv über einen Browser-Login externen Benutzern zugänglich und durchsuchbar gemacht werden
  • Über die „Sync“ Funktion können einzelne oder komplette Bestände auf verschiedenen Endgeräten synchronisiert werden

Über den o.g. Partner-Link würden wir 20% vom Kauf erhalten. Falls Sie dem Hersteller den Kaufpreis vollständig zugestehen wollen, würden Sie über eine eine einfache Suchmaschinen-Abfrage nach „devonthink pro office“ direkt beim Hersteller landen.

Abgesehen von dieser lokalen Archivierung-Lösung arbeiten wir bei Macbay übrigens an einer server-basierten Alternative, die den strengen Anforderungen der gesetzlichen revisionssicheren Archivierung von geschäftlichen Korrespondenzen in Deutschland standhält. Wann dies soweit ist, erfahren Sie über unsere bekannten Kanäle

v2 Neue Spam-Filter

 

SPAM

Ihr neuer SpamFilter wurde aktiviert

Sie haben soeben die Bestätigung für Ihren Account auf unserem neuen SpamFilter-System erhalten? Glückwunsch: Ab sofort werden Spam- oder Phishing-Mails mit einer Trefferquote von etwa 99% abgewiesen noch bevor diese Ihren Posteingang erreichen! Weiterlesen

v3 Mail-Konten von v2 übertragen

Mit Ihrem neuen v3-Account wurden bereits Ihre Domain vom Macbay-Support angelegt und Ihre Webseiten übertragen. Im nächsten Schritt geht es daum, Ihre Email-Konten zu übertragen.

Einleitung

Um Ihre Mail-Konten von Ihrem bisherigen v2- auf den neuen v3-Account zu übertragen, sind wenige einfache Schritte nötig, die in diesem Artikel ausführlich beschrieben sind. Falls Sie Ihre/n Mail-Account/s nicht eigenständig in Ihren v3-Account übertragen möchten, können Sie alternativ auch unseren Umzugsdienst nutzen, über den Sie am Ende dieses Artikels weiterführende Informationen finden.

Kurzanleitung

  1. Bisherige Mailkonten auf v3 anlegen & neue Spamfilter aktivieren
  2. v3-Mailkonten in Mail-Programm als zusätzlichen Account hinzufügen (wo auch der bisherige Mailaccount eingerichtet ist) – Die Konfigurations-Anleitung wird direkt im v3-Portal angezeigt
  3. Macbay-Support beauftragen, den Mail-Traffic auf v3 umzuschalten (MX-Record Switch)
  4. Bestätigung der Umstellung durch den Support abwarten
  5. Ordner und Nachrichten aus dem bisherigen v2- in den v3-Mailaccount übertragen
  6. Prüfen der Übertragung durch Vergleich der Nachrichtenzahl pro Postfach zwischen Quell- und Ziel-Mailkonto
  7. Bisherige Mailaccounts im v2-Kundenbereich löschen (ansonsten könnten Nachrichten anderer Macbay-User oder vom Macbay-Support noch im bisherigen Account landen)

ACHTUNG: Einschränkungen unter v3

Wer von Ihnen die v2-Funktionen Sammeldienst und Verteiler genutzt hat, muss sich noch etwas gedulden, bis wir diese Features nachgerüstet oder durch bessere Alternativen ersetzt haben. Zudem können die Mail-Accounts unter v3 nur mit Apple-Mail-Versionen ab macOS 10.12 (Sierra) und höher genutzt werden, was im Artikel über die Versandprobleme mit älteren Apple-Mail Versionen genauer erläutert ist.  Wer weiterhin ältere Mac-Systeme nutzt, kann entweder das Webmail nutzen unter webmail.macbay.net oder auf eines der kostenlosen Mailpgrogramme ausweichen, welche sowohl auf älteren wie auch neueren Mac-Systemen laufen: „Thunderbird“ oder „Spark„.

Der Ablauf im Detail

Mailkonten auf v3 anlegen

Öffnen Sie in Ihrem v3-Portal die Verwaltung der „E-Mail-Konten“ …

… und legen dort Ihre E-Mail-Adressen an:

Falls Sie das bestehende Passwort der Mailadresse übertragen wollen und es nicht auswendig kennen oder in einem Passwort-Manager verwalten, finden Sie es entweder in der Schlüsselbund-Verwaltung Ihres Mac, oder in Ihrem v2-Kundenbereich unter Account -> E-Mail-Verwaltung, indem Sie die Sternchen einmal anklicken. Dadurch wird das Passwort sichtbar und Sie können es kopieren:

Momentan müssen Sie die Spam-Filter Ihres v3-Accounts (noch) manuell aktivieren. Sie finden dazu hier eine kurze Anleitung.

v3-Mailkonten im E-Mail-Programm hinzufügen

Wenn Sie schon ein E-Mail-Programm für Ihren bisherigen Mailaccount nutzen, können Sie dort problemlos den neuen v3-E-Mail-Account hinzufügen. Die Zugangsdaten – sofern Sie das bisherige Passwort übernommen haben – sind nahezu identisch.

Der v3-Servername für IMAP bzw. POP und SMTP lautet nicht mehr mail.macbay.de,
sondern Sie haben nun 3 Möglichkeiten:

  1. Individueller Servername pro Domain nach dem Schema mail.domain.tld
    z.B. mail.meinedomain.de
  2. Die Domain ohne das „mail“ davor (wird häufig von Outlook vorausgesetzt)
    z.B. meinedomain.de
  3. Globaler Servername cube3.macbay.net

Um neue Nachrichten auf dem v3-Account zu empfangen, muss nur noch der sogenannte MX-Eintrag im DNS der Domain – zuständig für den Mail-Traffic – umgeschaltet werden.

Der Nachrichten-Versand aus dem v3-Account ist bereits jetzt „technisch“ möglich.
Solange der MX-Eintrag der Domain  noch nicht vollständig auf v3 umgeschaltet wurde, empfehlen wir besser weiterhin den bisherigen Account für den Versand zu nutzen.

Sie können ab sofort auch anfangen, Postfächer/Ordner und Nachrichten mit Hilfe des E-Mail-Programm zu übertragen – oder mit Hilfe der WebApp des Herstellers von imapsync
(Eine Anleitung zur Nutzung der imapsync WebApp folgt noch!)

Falls Sie alternativ zu Ihrem Email-Programm das v3-Webmail nutzen möchten, finden Sie einige Tipps für die optimalen Einstellungen im Artikel v3-Webmail Setup.

Mail-Programme Ihrer Unter-Benutzer einrichten

Falls Sie die Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Mitglieder oder sonstigen Unter-Benutzer (Sub-Accounts) mit Macbay verwalten, sollten die umgezogenen Konten auch in deren Endgeräten eingerichtet werden, z.B. in Apple-Mail,  Smartphone etc. Sie finden in dem folgenden Artikel einige diesbezüglche Hinweise sowie eine Text-Vorlage zur Weiterleitung an Ihre Unter-Benutzer:

Anleitung für Ihre Kunden oder Mitglieder
nach Umzug der Mail-Konten von v2 auf v3

Mail-Traffic der Domain umschalten / Support mit MX-Switch beauftragen

Damit neue Nachrichten in den frisch angelegten Mailkonten Ihres v3-Account landen, muss in unserer internen Domain-Verwaltung noch der Mail-Traffic entsprechend umgeschaltet werden. Bitte beauftragen Sie unseren Support über das hierfür eingerichtete Formular

Anschliessend müssen Sie dann die Ordner und Nachrichten aus aus den Mail-Konten unter v2 auf die v3-Plattform übertragen. Hierfür empfehlen wir Ihnen das kostenlose Email-Programm „Thunderbird“ zu benutzen. Bei einer Mail-Kontogröße von unter 3GB würde auch das Apple-Mail-Programm die Übertragung schaffen.

Postfächer bzw. Ordner und Nachrichten übertragen

Um die Inhalte Ihres bisherigen Email-Konto auf den v3-Account zu übertragen, gibt es mindestens 3 Möglichkeiten:

  • Sie übertragen die Postfächer und Nachrichten manuell mit Hilfe Ihres E-Mail-Programm. Bei kleineren Accounts bis zu 5 GB dürfte das Apple-Mailprogramm keine Probleme damit haben. Bei größeren Accounts empfehlen wir jedoch lieber das kostenlose „Thunderbird“ oder auch „Outlook“ einzusetzen.
  • Sie beauftragen Ihren Macbay-Support mit der Übertragung (kostenpflichtig, siehe unten –  oder direkt zum Auftrag)
  • ACHTUNG – Mit der folgenden Möglichkeit wird auf den Dienst eines Drittanbieters hingewiesen. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko. Wenn damit etwas nicht funktioniert, übernehmen wir keine Haftung.
    Sie nutzen die WebApp des Herstellers von imapsync unter https://imapsync.lamiral.info/X/ indem Sie dort die Zugangsdaten Quell- und Ziel-Account eintragen und anschliessend den grünen „Sync“ Button betätigen. Dieser Vorgang startet im Hintergrund und kann einige Stunden dauern. Einfach zwischendurch den Ziel-Account aktualisieren und prüfen was schon angekommen ist.

Mail-Konten unter v2 löschen

Dieser Schritt ist nötig, weil die v2-Mailserver den internen Mail-Traffic priorisieren. Das bedeutet, dass alle Nachrichten zwischen zwei Accounts die beide auf dem v2-Server liegen, nicht nach v3 zugestellt werden, so auch Nachrichten von unserem Support.

1. Melden Sie sich hierfür in Ihrem v2-Account an unter
https://macbay.de/config/administration/email/
2. Löschen Sie zuerst etwaige Weiterleitungen (WICHTIG, sonst können die Konten nicht gelöscht werden) und Verteilerlisten (Anleitung zum Anlegen von Verteilerlisten unter v3)
2. Löschen Sie zum Schluss den Email-Account der Domain


Als Inhaber der Mail-Konten sind die Kunden für das Anlegen der Mail-Konten und die Übertragung der Ordner und Nachrichten verantwortlich. Unsere Aufgabe besteht darin, den Mail-Traffic umzustellen und zu gewährleisten, dass die Mail-Konten gut gesichert sind und der Mail-Traffic einwandfrei funktioniert. Wir übernehmen keine Haftung für externe Mail-Programme und WebApps wie das imapsync.

ANGEBOT Mail-Konten in v3 einrichten

Anlegen Ihrer Mail-Konten inkl. der unter v2 bereits
eingerichteten Filter und Sortier-Regeln:
9,- Euro pro Mail-Account

ANGEBOT Umzugsdienst für E-Mail-Konten

Umzug pro Mail-Account mit bis 25GB Mailkonto-Größe*:
12,- Euro pro Mail-Account

JETZT EMAIL-ÜBERTRAGUNG KOSTENPFLICHTIG BEAUFTRAGEN

 

v3 Filter und Spam-Schutz aktivieren

Wenn Sie die Nachrichten von bestimmten Absendern in eigene Unterordner verschieben möchten oder um Spam-Mails aus dem Posteingang fern zu halten, wird Ihnen die folgende Anleitung helfen:

Anmeldung über Webmail

Zunächst melden Sie sich in Ihrem v3-Webmail an, das Sie entweder über Ihr v3-Portal -> Email-Konten erreichen, oder direkt über Eingabe der URL:

https://cube.macbay.net:2096
oder Ihrem Domain-Namen
https://webmail.ihre-domain.de

Als nächstes das Roll-Down-Menü unterhalb Ihres Mailaccount oben rechts ausfahren und dort auf „Email Filter“ gehen:

Jetzt den Filter anlegen, wahlweise mit dem „Filter-Namen“ AbsenderXY, Spam, Junk oder einen beliebigen eigenen Namen.

Der SpamFilter wird jede verdächtige Mail im Betreff markieren mit: „Spam“. Dadurch können entsprechende Nachrichten über die Filter in Ihren Spam-Ordner verschoben werden und erscheinen nicht mehr in Ihrer Inbox.

Wichtig: Häufig landen vermeintliche Spam-Nachrichten weiterhin in Ihrem Posteingang, z.B. vor langer Zeit abonnierte Newsletter, in Folge von Gewinnspiel-Teilnahmen oder weil bei einem Ihrer Email-Korrespondenz-Partner deren Account kompromittiert wurde. Erfahren Sie mehr über „vermeintlichen Spam“ unter Spam-Ursachen und Schutz.

Wählen Sie unter „Rules“ als nächstes „Spam Status“ und „contains“ aus und stellen im nächsten Feld die Kriterien ein. Je stärker gefiltert werden soll, desto mehr +-Zeichen eintragen (Beispiel für 10 +):
++++++++++
je schwächer desto weniger (Beispiel für 3+):
+++

Unter „Actions“ (Aktionen) können Sie eine als Spam erkannte Mail in Ihre Junk-Mailbox verschieben, indem Sie dort „Übermittelt an Ordner“ und neben dem Freifeld „Durchsuchen“ anwählen und den „Junk“ Ordner anklicken.

Achtung
Es kann technisch bedingt nicht ausgeschlossen werden, dass auch gute Nachrichten an Sie versehentlich als Spam markiert werden. Das hängt massgeblich von externen Faktoren ab, z.B. der Mailserver-Konfiguration des Absenders oder auch, ob der Mailaccount des Absenders kürzlich gehackt und für Spam-Versand missbraucht wurde. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihren Spam-Ordner auf derartige – false positives genannte – Nachrichten!

Weiterführende Hinweise über die Empfindlichkeit der Spam-Filter finden Sie in dem ergänzenden Artikel:

Spamfilter Score Level

Email Abholung von – statt Weiterleitung an – Gmail

Um die Email-Nachrichten von Ihrem Macbay-Account an Google-Mail weiterzuleiten, sollten Sie dafür die Abholfunktion auf Google an stelle der Weiterleitungsfunktion auf Macbay nutzen. So können die Abholung von Nachrichten fremder Konten in Google bequem einstellen:

(Klicken Sie auf das erste Bild um die Galerie anzuzeigen, in der Sie bequem mit den Pfeiltasten navigieren können)

1. Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Account an und gehen in die Einstellungen

Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Account an und gehen in die Einstellungen

2. Gehen Sie zu „Konten und Import “ –> „Nachrichten von anderen Konten abrufen“

Gesehen Sie zu „Konten und Import “ –> „Nachrichten von anderen Konten abrufen“

3. Tragen Sie im neuen Fenster die Email-Adresse ein, von der die Nachrichten abgeholt werden sollen

Tragen Sie nun die Email-Adresse ein, von der die Nachrichten abgeholt werden sollen

4. Ignorieren Sie die „Gmailify“ Meldung

Ignorieren Sie die „Gmailify“ Meldung

5.  Richten Sie für Ihre abgeholten Nachrichten ein eigenes Label (=Ordner) auf Gmail ein …

Richten Sie für Ihre abgeholten Nachrichten ein eigenes Label (=Ordner) auf Gmail ein …

6. … um diese Nachrichten leichter aufzufinden. Fertig.

… um diese Nachrichten leichter aufzufinden.

Spam Emails – Ursachen und Schutz

WICHTIG: Bitte prüfen Sie Ihre Passwort-Sicherheit!

Wenn in Folge eines unsicheren Passwortes Ihr Mail-Konto kompromittiert und für den Versand von Spam-Emails missbraucht wird, besteht ein größeres Risiko von anderen Mailprovidern gesperrt zu werden. Und nicht nur das: der Spammer hätte Zugriff auf alle Mails in Ihrem Mail-Account und damit auf die Email-Adressen und ggfls. noch weitere vertrauliche Daten von Dritten, die in den Mails stehen, z.B. in den Signaturen. Weiterlesen