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v3 Mail-Konten von v2 übertragen

Nachdem Sie Ihren v3-Account erhalten und Ihre Domain dort angelegt haben, können Sie für diese Domain auch E-Mail-Konten einrichten. Alleine der bessere Spam-Schutz unter v3 würde diesen Schritt rechtfertigen. Doch bevor Sie nur wegen des Spamschutz den Wechsel forcieren, beachten Sie bitte noch die Hinweise unter Spam Emails – Ursachen und Schutz.

Einleitung

Um Ihre Mail-Konten von Ihrem bisherigen v2- auf den neuen v3-Account zu übertragen, sind wenige einfache Schritte nötig, die in diesem Artikel ausführlich beschrieben sind. Falls Sie Ihre/n Mail-Account/s nicht eigenständig in Ihren v3-Account übertragen möchten, können Sie alternativ auch unseren Umzugsdienst nutzen, über den Sie am Ende dieses Artikels weiterführende Informationen finden.

Kurzanleitung

1. Bisherige Mailkonten auf v3 anlegen & neue Spamfilter aktivieren
2. v3-Mailkonten in Mail-Programm hinzufügen (wo auch der bisherige Mailaccount eingerichtet ist)
3. Macbay-Support beauftragen, den Mail-Traffic auf v3 umzuschalten (MX-Record Switch)
4. Ordner und Nachrichten aus dem bisherigen in den v3-Mailaccount übertragen
5. Bisherigen Mailaccount löschen (ansonsten könnten Nachrichten anderer Macbay-User oder vom Macbay-Support noch im bisherigen Account landen)

ACHTUNG: Einschränkungen unter v3

Wer von Ihnen die v2-Funktionen Sammeldienst und Verteiler genutzt hat, muss sich noch etwas gedulden, bis wir diese Features nachgerüstet oder durch bessere Alternativen ersetzt haben. Zudem können die Mail-Accounts unter v3 nur mit Apple-Mail-Versionen ab macOS 10.12 (Sierra) und höher genutzt werden, was im Artikel über die Versandprobleme mit älteren Apple-Mail Versionen genauer erläutert ist.  Wer weiterhin ältere Mac-Systeme nutzt, kann entweder das Webmail nutzen unter webmail.macbay.net oder auf eines der kostenlosen Mailpgrogramme ausweichen, welche sowohl auf älteren wie auch neueren Mac-Systemen laufen: „Thunderbird“ oder „Spark„.

UPDATE 29.04.2018: Kunden, die weiterhin ältere Macs mit dem Apple-Mail-Programm nutzen möchten, erhalten bis Freitag den 04.05.18 einen neuen, eigenen Mail-Server. Bitte teilen Sie uns im Support die betroffene Domain mit, unter welcher Sie Ihre Mailkonten führen.

Der Ablauf im Detail

Mailkonten auf v3 anlegen

Öffnen Sie in Ihrem v3-Portal die Verwaltung der „E-Mail-Konten“ …

… und legen dort Ihre E-Mail-Adressen an:

Falls Sie das bestehende Passwort der Mailadresse übertragen wollen und es nicht auswendig kennen oder in einem Passwort-Manager verwalten, finden Sie es entweder in der Schlüsselbund-Verwaltung Ihres Mac, oder in Ihrem v2-Kundenbereich unter Account -> E-Mail-Verwaltung, indem Sie die Sternchen einmal anklicken. Dadurch wird das Passwort sichtbar und Sie können es kopieren:

Momentan müssen Sie die Spam-Filter Ihres v3-Accounts (noch) manuell aktivieren. Sie finden dazu hier eine kurze Anleitung.

v3-Mailkonten im E-Mail-Programm hinzufügen

Wenn Sie schon ein E-Mail-Programm für Ihren bisherige Mailaccount nutzen, können Sie dort problemlos den neuen v3-E-Mail-Account hinzufügen. Die Zugangsdaten – sofern Sie das bisherige Passwort übernommen haben – sind nahezu identisch.

Der v3-Servername für IMAP bzw. POP und SMTP lautet nicht mehr mail.macbay.de,
sondern Sie haben nun 2 Möglichkeiten:

  1. Individueller Servername pro Domain nach dem Schema mail.domain.tld
    z.B. mail.meinedomain.de
  2. Globaler Servername cube3.macbay.net

Um neue Nachrichten auf dem v3-Account zu empfangen, muss nur noch der sogenannte MX-Eintrag im DNS der Domain – zuständig für den Mail-Traffic – umgeschaltet werden.

Der Nachrichten-Versand aus dem v3-Account ist bereits jetzt „technisch“ möglich.
Solange der MX-Eintrag der Domain  noch nicht vollständig auf v3 umgeschaltet wurde, empfehlen wir besser weiterhin den bisherigen Account für den Versand zu nutzen.

Sie können ab sofort auch anfangen, Postfächer/Ordner und Nachrichten mit Hilfe des E-Mail-Programm zu übertragen – oder mit Hilfe der WebApp des Herstellers von imapsync
(Eine Anleitung zur Nutzung der imapsync WebApp folgt noch!)

Falls Sie alternativ zu Ihrem Email-Programm das v3-Webmail nutzen möchten, finden Sie einige Tipps für die optimalen Einstellungen im Artikel v3-Webmail Setup.

Mail-Programme Ihrer Unter-Benutzer einrichten

Falls Sie die Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Mitglieder oder sonstigen Unter-Benutzer (Sub-Accounts) mit Macbay verwalten, sollten die umgezogenen Konten auch in deren Endgeräten eingerichtet werden, z.B. in Apple-Mail,  Smartphone etc. Sie finden in dem folgenden Artikel einige diesbezüglche Hinweise sowie eine Text-Vorlage zur Weiterleitung an Ihre Unter-Benutzer:

Anleitung für Ihre Kunden oder Mitglieder
nach Umzug der Mail-Konten von v2 auf v3

Mail-Traffic der Domain umschalten / Support mit MX-Switch beauftragen

Anschliessend müssen Sie dann die Ordner und Nachrichten aus aus den Mail-Konten unter v2 auf die v3-Plattform übertragen. Hierfür empfehlen wir Ihnen das kostenlose Email-Programm „Thunderbird“ zu benutzen. Bei einer Mail-Kontogröße von unter 3GB würde auch das Apple-Mail-Programm die Übertragung schaffen.

Postfächer bzw. Ordner und Nachrichten übertragen

Um die Inhalte Ihres bisherigen Email-Konto auf den v3-Account zu übertragen, gibt es mindestens 3 Möglichkeiten:

  • Sie nutzen die WebApp des Herstellers von imapsync unter https://imapsync.lamiral.info/X/ indem Sie dort die Zugangsdaten Quell- und Ziel-Account eintragen und anschliessend den grünen „Sync“ Button betätigen. Dieser Vorgang startet im Hintergrund und kann einige Stunden dauern. Einfach zwischendurch den Ziel-Account aktualisieren und prüfen was schon angekommen ist.
  • Sie übertragen die Postfächer und Nachrichten manuell mit Hilfe Ihres E-Mail-Programm. Bei kleineren Accounts bis zu 5 GB dürfte das Apple-Mailprogramm keine Probleme damit haben. Bei größeren Accounts empfehlen wir jedoch lieber das kostenlose „Thunderbird“ oder auch „Outlook“ einzusetzen.
  • Sie beauftragen Ihren Macbay-Support mit der Übertragung (siehe unten)

Mail-Konten unter v2 löschen

Dieser Schritt ist sinnvoll, weil die v2-Mailserver den internen Mail-Traffic priorisieren. Das bedeuet, dass alle Nachrichten zwischen zwei auf v2 liegenden Accounts nicht nach v3 zugestellt werden, so auch Nachrichten von unserem Support.


Als Inhaber der Mail-Konten sind die Kunden für das Anlegen der Mail-Konten und die Übertragung der Ordner und Nachrichten verantwortlich. Unsere Aufgabe besteht darin, den Mail-Traffic umzustellen und zu gewährleisten, dass die Mail-Konten gut gesichert sind und der Mail-Traffic einwandfrei funktioniert. Wir übernehmen keine Haftung für externe Mail-Programme und WebApps wie das imapsync.

ANGEBOT Mail-Konten in v3 einrichten

Anlegen Ihrer Mail-Konten inkl. der unter v2 bereits eingerichteten Filter und Sortier-Regeln:
9,- Euro pro Mail-Account

ANGEBOT Umzugsdienst für E-Mail-Konten

Umzug pro Mail-Account mit bis 25GB Mailkonto-Größe*:
12,- Euro pro Mail-Account

Zur Beauftragung kontaktieren Sie bitte unseren Support per Email oder über unser Kontaktformular

 

Email Abholung von – statt Weiterleitung an – Gmail

Um die Email-Nachrichten von Ihrem Macbay-Account an Google-Mail weiterzuleiten, sollten Sie dafür die Abholfunktion auf Google an stelle der Weiterleitungsfunktion auf Macbay nutzen. So können die Abholung von Nachrichten fremder Konten in Google bequem einstellen:

(Klicken Sie auf das erste Bild um die Galerie anzuzeigen, in der Sie bequem mit den Pfeiltasten navigieren können)

1. Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Account an und gehen in die Einstellungen

Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Account an und gehen in die Einstellungen

2. Gehen Sie zu „Konten und Import “ –> „Nachrichten von anderen Konten abrufen“

Gesehen Sie zu „Konten und Import “ –> „Nachrichten von anderen Konten abrufen“

3. Tragen Sie im neuen Fenster die Email-Adresse ein, von der die Nachrichten abgeholt werden sollen

Tragen Sie nun die Email-Adresse ein, von der die Nachrichten abgeholt werden sollen

4. Ignorieren Sie die „Gmailify“ Meldung

Ignorieren Sie die „Gmailify“ Meldung

5.  Richten Sie für Ihre abgeholten Nachrichten ein eigenes Label (=Ordner) auf Gmail ein …

Richten Sie für Ihre abgeholten Nachrichten ein eigenes Label (=Ordner) auf Gmail ein …

6. … um diese Nachrichten leichter aufzufinden. Fertig.

… um diese Nachrichten leichter aufzufinden.

v3 Filter aktivieren

Wenn Sie die Nachrichten von bestimmten Absendern in eigene Unterordner verschieben möchten oder um Spam-Mails aus dem Posteingang fern zu halten, wird Ihnen die folgende Anleitung helfen:

Anmeldung über Webmail

Zunächst melden Sie sich in Ihrem v3-Webmail an, das Sie entweder über Ihr v3-Portal -> Email-Konten erreichen, oder direkt über Eingabe der URL:

https://cube.macbay.net:2096
oder Ihrem Domain-Namen
https://webmail.ihre-domain.de

Als nächstes das Roll-Down-Menü unterhalb Ihres Mailaccount oben rechts ausfahren und dort auf „Email Filter“ gehen:

Jetzt den Filter anlegen, wahlweise mit dem „Filter-Namen“ AbsenderXY, Spam, Junk oder einen beliebigen eigenen Namen.

Der SpamFilter wird jede verdächtige Mail im Betreff markieren mit: „Spam“. Dadurch können entsprechende Nachrichten über die Filter in Ihren Spam-Ordner verschoben werden und erscheinen nicht mehr in Ihrer Inbox.

Wichtig: Häufig landen vermeintliche Spam-Nachrichten weiterhin in Ihrem Posteingang, z.B. vor langer Zeit abonnierte Newsletter, in Folge von Gewinnspiel-Teilnahmen oder weil bei einem Ihrer Email-Korrespondenz-Partner deren Account kompromittiert wurde. Erfahren Sie mehr über „vermeintlichen Spam“ unter Spam-Ursachen und Schutz.

Wählen Sie unter „Rules“ als nächstes „Spam Status“ und „contains“ aus und stellen im nächsten Feld die Kriterien ein. Je stärker gefiltert werden soll, desto mehr +-Zeichen eintragen (Beispiel für 10 +):
++++++++++
je schwächer desto weniger (Beispiel für 3+):
+++

Unter „Actions“ (Aktionen) können Sie eine als Spam erkannte Mail in Ihre Junk-Mailbox verschieben, indem Sie dort „Übermittelt an Ordner“ und neben dem Freifeld „Durchsuchen“ anwählen und den „Junk“ Ordner anklicken.

Achtung
Es kann technisch bedingt nicht ausgeschlossen werden, dass auch gute Nachrichten an Sie versehentlich als Spam markiert werden. Das hängt massgeblich von externen Faktoren ab, z.B. der Mailserver-Konfiguration des Absenders oder auch, ob der Mailaccount des Absenders kürzlich gehackt und für Spam-Versand missbraucht wurde. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihren Spam-Ordner auf derartige – false positives genannte – Nachrichten!

Weiterführende Hinweise über die Empfindlichkeit der Spam-Filter finden Sie in dem ergänzenden Artikel:

Spamfilter Score Level

Ungewöhnlich hohe Zahl kompromittierter Mail-Konten

Liebe Macbay-Kunden

seit einigen Tagen gibt es Probleme bzgl. Mail-Versand und –Empfang, die damit zusammen hingen, dass offenbar einige Mail-Konten in Folge der Verwendung unsicherer Passwörter kompromittiert wurden. Man kann auch sagen: In letzter Zeit wurden zu viele Mail-Konten gehackt in Folge von unsicheren Passwörtern. Weiterlesen

Neue Spam-Filter

 

SPAM

Ihr neuer SpamFilter wurde aktiviert

Sie haben soeben die Bestätigung für Ihren Account auf unserem neuen SpamFilter-System erhalten. Glückwunsch: Ab sofort werden Spam- oder Phishing-Mails mit einer Trefferquote von etwa 99% abgewiesen noch bevor diese Ihren Posteingang erreichen!

Im Portal Ihres neuen SpamFilter sollten Sie unbedingt den täglichen Quarantäne-Bericht aktivieren! Einfach das Häkchen setzen bei „Bericht aktivieren“, die restlichen Parameter sind schon korrekt voreingestellt.

Über den Bericht erfahren Sie, ob zwischen den verbliebenen 1% der nicht eindeutig als Spam klassifizierbare Emails nicht auch sogenannte „False Positives“ enthalten sind. Dabei kann es sich um reguläre Nachrichten z.B. von regulären Newsletter-Versendern oder Bestätigungs-Mails handeln, deren Absender-Mail-Server schlecht bzw. unsicher konfiguriert wurden. Oder auch um echte Spam-Mails, deren Absender einen relativ hohen Aufwand betrieben hat, seine Spam-Mails zu verschicken, indem er eine entsprechende technische Infrastruktur aufgebaut hat.

Mit Aktivierung des Berichtes erhalten Sie täglich eine Zusammenfassung solcher nicht eindeutig klassifizierbaren Nachrichten, in dem Absender-Adresse & Betreffzeile aufgelistet sind mit jeweiligen Freigabe-Links, die Sie dann betätigen sollten, falls es sich um „False-Positives“ handeln. Und keine Angst: wenn Sie mal ein paar Tage den Bericht nicht beachten, landen nicht freigegebene „False-Positive“ weiterhin in diesem Quarantäne-Bericht.

Warum erhalte ich weiterhin Spam?

Sollte in Ihrem Augen doch mal wieder eine Spam-Mail in Ihrem Posteingang landen, könnte dies folgende Ursachen haben:

Spam-Mails sind nicht gleich Newsletter! Beide können natürlich unerwünschte Werbung enthalten. Nur würden die Spammer selten den gleichen immensen Aufwand betreiben wie die  regulären Newsletter-Versender. Denn der Aufbau und Betrieb entsprechender Plattformen oder der Nutzung spezialisierter Anbieter, wie z.B. über CleverReach, Newsletter2go oder MailChimp kann sehr aufwendig und kostspielig sein und lohnt sich daher für die meisten Spam-Versender nicht.

Bei regulär abonnierten Newslettern stellt sich die Frage, ob Sie diese bewusst oder versehentlich abonniert hatten. Zahlreiche Gelegenheiten (Sonder-Angebote, Gewinnnspiele etc.) verführen einen heutzutage allzu leichtfertig seine Email-Adresse preiszugeben, womit man häufig dem Erhalt von Werbenachrichten zustimmt. Je nachdem wie ein solches Angebots-Formular ausgestaltet ist – z.B. mit vor-markierten Zustimmungs-Feldern – vergisst man häufig diese  anzupassen.

Das einfachste wäre in solchen Fällen, die Newsletter wieder abzubestellen. Reguläre Versender fügen allen Newslettern einen Abmelde-Link bei, den Sie meist am unteren Ende Ihres Newsletters finden.

Weitere Funktionen & Details

• Protokoll-Suche
• Quarantäne-Station (*)
• Domainbericht (*) – bitte aktivieren Sie diesen für die ersten 3-4 Wochen!
• Spam melden
• Absender auf Whitelist/Blacklist setzen

(*) Neben der automatischen und extrem zuverlässigen Filterung die im Hintergrund stattfindet, ist vor allem der Domainbericht sehr nützlich. Damit können Sie Nachrichten, die nicht eindeutig als Spam abgewiesen werden konnten, nachträglich mit einem Klick freigeben. Alternativ werden die für 30 Tage in einer Art Quarantäne aufbewahrt werden. Über diesen Bericht können Sie über eine Freigabe-Funktion erwünschte Nachrichten an den Posteingang weiterleiten und gleichzeitig Ihre Domain gezielt „trainieren“.

Für die ersten 2-3 Wochen ist es sinnvoll von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen, um etwaige False-Positives zuzulassen. Dies könnten Newsletter sein oder Mails von abonnierten Web-Diensten sein. Doch Sie können auch später von dieser Methode Gebrauch machen. Private Nachrichten von regulären Absendern an Sie werden i.d.R. mit 99,99%-er Sicherheit korrekt zugestellt. Sobald Sie über 2-3 Wochen hinweg keine False Positives mehr in den Berichten vorfinden, können Sie den Bericht auch bequem mit einem Klick wieder abbestellen.hren Email-Einstellungen überhaupt nicht mehr aktivieren.

Bitte deaktivieren Sie die bisherigen Spam-Filter in Ihrem v2-Kundenbereich

In Ihrem v2-Webmail sollten Sie die bisher eingerichteten Spam-Filter löschen.

 

Bitte deaktivieren Sie Email-Weiterleitungen / Alternative

Falls Sie Ihre Nachrichten von Macbay an ein externes Mail-Konto weiterleiten, sollten Sie lieber die Abhol-Funktion (Sammeldienst) dieses externen Kontos benutzen, falls das möglich ist. Hier finden Sie exemplarisch eine Anleitung für Gmail.

(*) Mehr über die Spam Quarantäne

Es kann vorkommen, dass vereinzelte Nachrichten keine eindeutigen Spam-Merkmale aufzeigen und trotzdem von Ihnen als unerwünschte Werbung empfunden werden. Dazu gehören in seltenen Fällen bestimmte Transaktions-Emails, also Benachrichtigungen von Online-Diensten oder auch Newsletter. In beiden Fällen hängt die Zustellquote stark davon ab, ob diese Online-Dienste bzw. Newsletter-Versender über sauber konfigurierte Mailserver versenden. Falls das nicht der Fall ist, könnten solche Nachrichten in der sogenannten Quarantäne landen.

Über diese Quarantäne erhalten Domain-Admins täglich einen Domainbericht mit Freigabe, Whitelist- und Blacklist-FuktionenDamit können Sie Nachrichten, die nicht eindeutig als Spam identifiziert werden konnten, nachträglich mit einem Klick freigeben oder dauerhaft sperren.

Für die ersten 2-3 Wochen ist es sinnvoll von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen, um etwaige False-Positives zuzulassen. Private Nachrichten von regulären Absendern an Sie werden i.d.R. mit 99,99%-er Sicherheit korrekt zugestellt. Sobald Sie über 2-3 Wochen hinweg keine False Positives mehr in den Berichten vorfinden, können Sie den Bericht auch bequem mit einem Klick wieder abbestellen.

Neue Spam-Filter – alte Version

 

SPAM

Beschreibung

Bisher musste jeder Email-User seine Spam-Filter umständlich in seinen Email-Einstellungen aktivieren und konfigurieren. Doch damit ist endlich Schluss! Wir haben ein neues System implementiert, was das Aufkommen an Spam-Mails gegen Null gehen lässt. Und besser noch: fälschlicherweise als Spam eingeordnete „gute“ Emails – sogenannte „false positives“ gehören nun der Vergangenheit an (mit einer Treffsicherheit von aktuell 98,75%).

Mit unseren neuen Spam-Filter brauchen Sie den Spam-Schutz in Ihren Email-Einstellungen überhaupt nicht mehr aktivieren. Ja, Sie sollten ihn sogar nach Anmeldung Ihrer Domain bei unserem neuen Spam-Schutz die bisherigen Spam-Filter besser deaktivieren!

Anmeldung

UM IHRE DOMAIN für die neuen Filter ANZUMELDEN, benutzen Sie bitte unser

Formular

Betreff: Spam-Schutz
Nachricht: hier tragen Sie Ihre Domain ein

Das war’s! Damit Sie künftig die Kontrolle behalten und individuell festlegen, was Spam ist und was nicht, haben wir Ihnen mit dem neuen Filter-System noch ein paar zusätzliche Funktionen bereit gestellt:

  • Trefferquote von 99,98 % und 98,75 % False Positives
  • Whitelisting (bestimmte Domains / URLs von der Filterung ausnehmen)
  • Blacklisting (bestimmte Domains / URLs blockieren)
  • Quarantäne (hier werden Nachrichten zwischengespeichert, die nicht eindeutig als Spam identifiziert werden konnten, mit Reporting, Freigabe und Lösch-Funktion)
  • Report Spam (Spam-Filter trainieren)
  • Mail-Log (Übersicht aller eingehenden Nachrichten sowie der Status, ob & warum Mails in zugestellt, abgewiesen oder in Quarantäne verschoben wurden)

Weitere Hinweise und Anleitungen erhalten Sie mit der Anmelde-Bestätigung.

Falls Sie Ihre Nachrichten von Macbay an ein externes Mail-Konto weiterleiten, sollten Sie lieber die Abhol-Funktion (Sammeldienst) dieses externen Kontos benutzen, falls das möglich ist. Hier finden Sie exemplarisch eine Anleitung für Gmail.

Spam Quarantäne

Es kann vorkommen, dass vereinzelte Nachrichten keine eindeutigen Spam-Merkmale aufzeigen und trotzdem von Ihnen als unerwünschte Werbung empfunden werden. Dazu gehören in seltenen Fällen bestimmte Transaktions-Emails, also Benachrichtigungen von Online-Diensten oder auch Newsletter. In beiden Fällen hängt die Zustellquote stark davon ab, ob diese Online-Dienste bzw. Newsletter-Versender über sauber konfigurierte Mailserver versenden. Falls das nicht der Fall ist, könnten solche Nachrichten in der sogenannten Quarantäne landen.

Über diese Quarantäne erhalten Domain-Admins täglich einen Domainbericht mit Freigabe, Whitelist- und Blacklist-FuktionenDamit können Sie Nachrichten, die nicht eindeutig als Spam identifiziert werden konnten, nachträglich mit einem Klick freigeben oder dauerhaft sperren.

Für die ersten 2-3 Wochen ist es sinnvoll von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen, um etwaige False-Positives zuzulassen. Private Nachrichten von regulären Absendern an Sie werden i.d.R. mit 99,99%-er Sicherheit korrekt zugestellt. Sobald Sie über 2-3 Wochen hinweg keine False Positives mehr in den Berichten vorfinden, können Sie den Bericht auch bequem mit einem Klick wieder abbestellen.

Spam Emails – Ursachen und Schutz

WICHTIG: Bitte prüfen Sie JETZT Ihre Passwort-Sicherheit!

Wenn in Folge eines unsicheren Passwortes Ihr Mail-Konto kompromittiert und für den Versand von Spam-Emails missbraucht wird, besteht ein größeres Risiko von anderen Mailprovidern gesperrt zu werden. Und nicht nur das: der Spammer hätte Zugriff auf alle Mails in Ihrem Mail-Account und damit auf die Email-Adressen und ggfls. noch weitere vertrauliche Daten von Dritten, die in den Mails stehen, z.B. in den Signaturen.

Sie als User tragen mit der Sicherheit Ihres Passwort also auch eine Verantwortung gegenüber Dritten. Zudem könnte der Spammer an weitere vertrauliche Daten von Ihnen kommen, wenn er Zugriff auf Ihren Mailaccount hat. Er macht eine Passwort-Wiederherstellung z.B. bei Amazon, eBay oder PayPal und schon hätte er auch Zugriff auf diese Konten.

Hier können Sie Ihr Macbay-Passwort aktualisieren.

„Warum erhalte ich so viele Spam-Emails?“

Die Ursachen dafür können vielseitig sein. Meistens wird Werbung anhand von Email-Adresslisten verschickt, die der Absender legal oder illegal erworben oder erstellt hat. Wie diese Listen genau erstellt werden erfahren Sie in diesem Artikel.

Werbelisten auf legalem Weg

Dass bei der Preisgabe persönlicher Daten im Internet es jedem Besucher (auch jedem Internet-Suchroboter / Algorithmus) möglich ist, diese einzusammeln, braucht vermutlich nicht weiter erläutert zu werden. Beispiele hierfür sind das Impressum der eigenen Internet-Seite, öffentliche Angaben in sozialen Netzwerken oder Foren. Hierbei werden die persönlichen Daten automatisch und im Hintergrund gesammelt.

Online-Gewinnspiele hingegen locken den Besucher zur aktiven Preisgabe Ihrer Daten und dienen schätzungsweise zu 80% ausschliesslich dem Zweck, legale Email-Listen aufzubauen. In den Teilnahmebedingungen muss häufig das Einverständnis gegeben werden, dass Ihre Email-Adresse für Vermarktungszwecke an „Medien-Partner“ oder ähnliches weitergereicht werden darf. Wieviele „Partner“ auf diesem Weg Ihre Emailadresse erhalten, erfahren Sie in der Regel nicht, ebenso nicht, ob die Partner Ihre Adresse gegebenenfalls weiter verkaufen.

Mit der Teilnahme an Online-Gewinnspielen mit derartigen Bedingungen steht der unerwünschten Werbung in Ihrem Posteingang Tür und Tor offen. Der Fairness halber muss jedoch darauf hingewiesen werden, dass es auch redliche Anbieter von Online-Gewinnspielen gibt, z.B. im Zusammenhang mit Kundenbefragungen. Achten Sie künftig stets auf die Seriosität des Anbieters und die Teilnahmebedingungen.

Da mit der Teilnahme meistens noch weitere persönliche Daten erfasst werden, fällt es auch den Spam-Filtern schwer zu erkennen, ob die Werbemail erwünscht ist oder nicht. Dies gilt auch für den nächsten Punkt:

Newsletter, eBooks und andere kostenlose Goodies

Sie sind ein weiterer beliebter Weg unter Online-Marketern zum Aufbau von Mailinglisten. Auch wenn augenscheinlich von solchen Anbietern häufig nur Info-Mails statt Werbung verschickt werden, können diese Mails nerven, sind jedoch auf legalem Weg in Ihren Posteingang gelangt.

In den meisten Fällen sollte es möglich sein, den Erhalt dieser Werbe- oder Info-Mails wieder abzubestellen. Meistens steht am Ende dieser Mails ein „unsubscribe“ oder „Abmelde“ Link dafür bereit. Nutzen Sie einen solchen Link aber nur dann, wenn Sie sich wirklich für solche Werbemails eingeragen haben, anderenfalls bestätigen Sie einem Sammler von Mailsadressen nur die Existenz einer genutzen Mailadresse. Alternativ bieten einige Mail-Provider eine sogenannte Blacklisting-Funktion an (so auch Macbay mit dem neuen Spam-Filter-System).

Werbelisten auf illegalen Weg

In den letzten Jahren haben immer mal wieder Nachrichten die Runde gemacht über gehackte Portale, z.B. von Sony, Adobe etc. Schlimmstenfalls wurden dabei Kreditkartendaten erfasst und missbraucht, doch auch die Email-Adressen der in diesen Portalen registrierten Mitgliedern können Hacker verwerten. Grundsätzlich ist jede Webseite mit einer eigenen Mitglieder-Liste ein potentielles Angriffsziel, daher sollten Webmaster und Entwickler versuchen, solche Projekte besonders gut zu schützen.

Doch auch ein kompromittierter Email-Account – neudeutsch auch „gehackter“ Mailaccount genannt – einer Person, mit der Sie Emails ausgetauscht haben, kann eine fruchtbare Quelle für Spammer sein, sofern das Opfer seine Nachrichten in seinem Account aufbewahrt. Auch hier können potentiell Listen mit validen Email-Adressen und dazugehöriger Anrede, Vorname und Name erfasst und für den Spam-Versand missbraucht werden.

Von meinem Mail-Konto wird Spam versendet

Apropos „kompromittierter Email-Account“:

Wenn Ihr Account kompromittiert wurde, wurden von diesem Spam-Mails versendet und was Sie dann zurück erhalten sind keine Spam-Mails, sondern Bounce-Notifications über nicht-zustellbare Mails von Ihrem Account (weil als Spam abgewiesene, oder an nicht mehr existierende Mailadressen geschickt).

Wie konnte mein Mail-Account kompromittiert werden?

Je unsicherer ein Passwort ist, desto einfacher bzw. schneller kann es durch sogenannte Brute-Force-Methoden „erraten“ werden. Wir haben zwar einen Schutz aktiv, bei dem eine IP-Adresse, von der aus mehr als 10 fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit falscher Benutzername/Passwort-Kombination erfolgen, blockiert wird für einen Tag. Nur benutzen Profi-Spammer meist ganze IP-Netze, so dass es nur eine Frage der Zeit ist, bis diese Kompromittierungsmethode Erfolg hat. Wie gesagt, je sicherer – also länger und komplexer – ein Passwort gewählt wird, desto geringer die Chance.

Schutz vor Spam

Vorbeugend gilt, so wenig persönliche Daten wie möglich öffentlich im Netz zur Verfügung zu stellen und bei Online-Gewinnspielen und kostenlosen Angeboten genau auf die Teilnahmebedingungen zu achten. Optimal wäre natürlich, gar nicht erst teilzunehmen, doch das ist Geschmacksache.

Als potentieller Verursacher von Spam-Listen kommen Leute in Frage, die für Ihre Webseiten und Email-Konten unsichere Passwörter verwenden. Abhilfe verschaffen hier Tools wie das beliebte 1Password, welches auch wir schon seit Jahren nutzen.

Wer bereits zu viele Info-Mails und Werbung legal erhält, kann die Newsletter-Abmelde-Funktionen am Ende der meisten Mailings nutzen. Bei illegaler Werbung hilft dann nur noch der Spam-Filter. Für Macbay-Kunden wird bereits seit 2016 sukzessive ein neues Spam-Filter-System freigeschaltet, das im Hintergrund bereits erfolgreich seinen Dienst verrichtet.