v3 Mail-Konten von v2 übertragen

Mit Ihrem neuen v3-Account wurden bereits Ihre Domain vom Macbay-Support angelegt und Ihre Webseiten übertragen. Im nächsten Schritt geht es daum, Ihre Email-Konten zu übertragen.

Einleitung

Um Ihre Mail-Konten von Ihrem bisherigen v2- auf den neuen v3-Account zu übertragen, sind wenige einfache Schritte nötig, die in diesem Artikel ausführlich beschrieben sind. Falls Sie Ihre/n Mail-Account/s nicht eigenständig in Ihren v3-Account übertragen möchten, können Sie alternativ auch unseren Umzugsdienst nutzen, über den Sie am Ende dieses Artikels weiterführende Informationen finden.

Kurzanleitung

  1. Bisherige Mailkonten auf v3 anlegen & neue Spamfilter aktivieren
  2. v3-Mailkonten in Mail-Programm als zusätzlichen Account hinzufügen (wo auch der bisherige Mailaccount eingerichtet ist) – Die Konfigurations-Anleitung wird direkt im v3-Portal angezeigt
  3. Macbay-Support beauftragen, den Mail-Traffic auf v3 umzuschalten (MX-Record Switch)
  4. Bestätigung der Umstellung durch den Support abwarten
  5. Ordner und Nachrichten aus dem bisherigen v2- in den v3-Mailaccount übertragen
  6. Prüfen der Übertragung durch Vergleich der Nachrichtenzahl pro Postfach zwischen Quell- und Ziel-Mailkonto
  7. Bisherige Mailaccounts im v2-Kundenbereich löschen (ansonsten könnten Nachrichten anderer Macbay-User oder vom Macbay-Support noch im bisherigen Account landen)

ACHTUNG: Einschränkungen unter v3

Wer von Ihnen die v2-Funktionen Sammeldienst und Verteiler genutzt hat, muss sich noch etwas gedulden, bis wir diese Features nachgerüstet oder durch bessere Alternativen ersetzt haben. Zudem können die Mail-Accounts unter v3 nur mit Apple-Mail-Versionen ab macOS 10.12 (Sierra) und höher genutzt werden, was im Artikel über die Versandprobleme mit älteren Apple-Mail Versionen genauer erläutert ist.  Wer weiterhin ältere Mac-Systeme nutzt, kann entweder das Webmail nutzen unter webmail.macbay.net oder auf eines der kostenlosen Mailpgrogramme ausweichen, welche sowohl auf älteren wie auch neueren Mac-Systemen laufen: „Thunderbird“ oder „Spark„.

Der Ablauf im Detail

Mailkonten auf v3 anlegen

Öffnen Sie in Ihrem v3-Portal die Verwaltung der „E-Mail-Konten“ …

… und legen dort Ihre E-Mail-Adressen an:

Falls Sie das bestehende Passwort der Mailadresse übertragen wollen und es nicht auswendig kennen oder in einem Passwort-Manager verwalten, finden Sie es entweder in der Schlüsselbund-Verwaltung Ihres Mac, oder in Ihrem v2-Kundenbereich unter Account -> E-Mail-Verwaltung, indem Sie die Sternchen einmal anklicken. Dadurch wird das Passwort sichtbar und Sie können es kopieren:

Momentan müssen Sie die Spam-Filter Ihres v3-Accounts (noch) manuell aktivieren. Sie finden dazu hier eine kurze Anleitung.

v3-Mailkonten im E-Mail-Programm hinzufügen

Wenn Sie schon ein E-Mail-Programm für Ihren bisherigen Mailaccount nutzen, können Sie dort problemlos den neuen v3-E-Mail-Account hinzufügen. Die Zugangsdaten – sofern Sie das bisherige Passwort übernommen haben – sind nahezu identisch.

Der v3-Servername für IMAP bzw. POP und SMTP lautet nicht mehr mail.macbay.de,
sondern Sie haben nun 3 Möglichkeiten:

  1. Individueller Servername pro Domain nach dem Schema mail.domain.tld
    z.B. mail.meinedomain.de
  2. Die Domain ohne das „mail“ davor (wird häufig von Outlook vorausgesetzt)
    z.B. meinedomain.de
  3. Globaler Servername cube3.macbay.net

Um neue Nachrichten auf dem v3-Account zu empfangen, muss nur noch der sogenannte MX-Eintrag im DNS der Domain – zuständig für den Mail-Traffic – umgeschaltet werden.

Der Nachrichten-Versand aus dem v3-Account ist bereits jetzt „technisch“ möglich.
Solange der MX-Eintrag der Domain  noch nicht vollständig auf v3 umgeschaltet wurde, empfehlen wir besser weiterhin den bisherigen Account für den Versand zu nutzen.

Sie können ab sofort auch anfangen, Postfächer/Ordner und Nachrichten mit Hilfe des E-Mail-Programm zu übertragen – oder mit Hilfe der WebApp des Herstellers von imapsync
(Eine Anleitung zur Nutzung der imapsync WebApp folgt noch!)

Falls Sie alternativ zu Ihrem Email-Programm das v3-Webmail nutzen möchten, finden Sie einige Tipps für die optimalen Einstellungen im Artikel v3-Webmail Setup.

Mail-Programme Ihrer Unter-Benutzer einrichten

Falls Sie die Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Mitglieder oder sonstigen Unter-Benutzer (Sub-Accounts) mit Macbay verwalten, sollten die umgezogenen Konten auch in deren Endgeräten eingerichtet werden, z.B. in Apple-Mail,  Smartphone etc. Sie finden in dem folgenden Artikel einige diesbezüglche Hinweise sowie eine Text-Vorlage zur Weiterleitung an Ihre Unter-Benutzer:

Anleitung für Ihre Kunden oder Mitglieder
nach Umzug der Mail-Konten von v2 auf v3

Mail-Traffic der Domain umschalten / Support mit MX-Switch beauftragen

Damit neue Nachrichten in den frisch angelegten Mailkonten Ihres v3-Account landen, muss in unserer internen Domain-Verwaltung noch der Mail-Traffic entsprechend umgeschaltet werden. Bitte beauftragen Sie unseren Support über das hierfür eingerichtete Formular

Anschliessend müssen Sie dann die Ordner und Nachrichten aus aus den Mail-Konten unter v2 auf die v3-Plattform übertragen. Hierfür empfehlen wir Ihnen das kostenlose Email-Programm „Thunderbird“ zu benutzen. Bei einer Mail-Kontogröße von unter 3GB würde auch das Apple-Mail-Programm die Übertragung schaffen.

Postfächer bzw. Ordner und Nachrichten übertragen

Um die Inhalte Ihres bisherigen Email-Konto auf den v3-Account zu übertragen, gibt es mindestens 3 Möglichkeiten:

  • Sie übertragen die Postfächer und Nachrichten manuell mit Hilfe Ihres E-Mail-Programm. Bei kleineren Accounts bis zu 5 GB dürfte das Apple-Mailprogramm keine Probleme damit haben. Bei größeren Accounts empfehlen wir jedoch lieber das kostenlose „Thunderbird“ oder auch „Outlook“ einzusetzen.
  • Sie beauftragen Ihren Macbay-Support mit der Übertragung (kostenpflichtig, siehe unten –  oder direkt zum Auftrag)
  • ACHTUNG – Mit der folgenden Möglichkeit wird auf den Dienst eines Drittanbieters hingewiesen. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko. Wenn damit etwas nicht funktioniert, übernehmen wir keine Haftung.
    Sie nutzen die WebApp des Herstellers von imapsync unter https://imapsync.lamiral.info/X/ indem Sie dort die Zugangsdaten Quell- und Ziel-Account eintragen und anschliessend den grünen „Sync“ Button betätigen. Dieser Vorgang startet im Hintergrund und kann einige Stunden dauern. Einfach zwischendurch den Ziel-Account aktualisieren und prüfen was schon angekommen ist.

Mail-Konten unter v2 löschen

Dieser Schritt ist nötig, weil die v2-Mailserver den internen Mail-Traffic priorisieren. Das bedeutet, dass alle Nachrichten zwischen zwei Accounts die beide auf dem v2-Server liegen, nicht nach v3 zugestellt werden, so auch Nachrichten von unserem Support.

1. Melden Sie sich hierfür in Ihrem v2-Account an unter
https://macbay.de/config/administration/email/
2. Löschen Sie zuerst etwaige Weiterleitungen (WICHTIG, sonst können die Konten nicht gelöscht werden) und Verteilerlisten (Anleitung zum Anlegen von Verteilerlisten unter v3)
2. Löschen Sie zum Schluss den Email-Account der Domain


Als Inhaber der Mail-Konten sind die Kunden für das Anlegen der Mail-Konten und die Übertragung der Ordner und Nachrichten verantwortlich. Unsere Aufgabe besteht darin, den Mail-Traffic umzustellen und zu gewährleisten, dass die Mail-Konten gut gesichert sind und der Mail-Traffic einwandfrei funktioniert. Wir übernehmen keine Haftung für externe Mail-Programme und WebApps wie das imapsync.

ANGEBOT Mail-Konten in v3 einrichten

Anlegen Ihrer Mail-Konten inkl. der unter v2 bereits
eingerichteten Filter und Sortier-Regeln:
9,- Euro pro Mail-Account

ANGEBOT Umzugsdienst für E-Mail-Konten

Umzug pro Mail-Account mit bis 25GB Mailkonto-Größe*:
12,- Euro pro Mail-Account

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