Filter-Regeln helfen Ihnen dabei, bestimmte eingehende Nachrichten nach individuellen Kriterien in bestimmte Ziel-Postfächer zu verschieben, umzuleiten, zu löschen, oder abzuweisen. Unter v3 unterscheiden wir zwischen drei Filter-Arten:

Globaler E-Mail-Filter
E-Mail-Filter
Spam-Filter

Neben diesen drei Filter-Arten kommen auf den v3-Mail-Servern noch weitere Filter-Technologien zum Einsatz, wie z.B. Greylisting, SPF , DKIM  und DMARC , die im Hintergrund ihr Werk verrichten, für eine sichere Kommunikation zwischen Mail-Servern sorgen und noch vor den hier genannten Filter zum Einsatz kommen.

Nachfolgend erfahren Sie die Unterschiede zwischen den drei Filter-Arten, die Ihnen in Ihrem v3-Portal zur Verfügung stehen.

Die Filter finden Sie im Bereich „E-MAIL“. Alle eingehenden Nachrichten werden in Ihrem v3-Account in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet.

Spam Filter

Zunächst kommen die Spam-Filter zum Einsatz. Diese müssen ggfls. erst einmal aktiviert werden, indem Sie den Schalter links von „Process New Emails and Mark them as Spam“ betätigen, so dass er blau wird.

Ab dann bekommt jede eingehende Mail eine interne Markierung und einen sogenannten „Score“, also eine Bewertung. Weiter unten in den Spam-Filter Einstellungen können Sie unter „Additional Configurations (For Advanced Users)“ einstellen, um E-Mails von bestimmten Absendern ohne Markierung oder Bewertung herein zu lassen oder pauschal abzuweisen. Klicken Sie auch „Show Additional Configurations“, um dort die entsprechenden E-Mail-Adressen oder ganze Domains für das „Whitelisting“ (Erlauben) und „Blacklisting“ (Abweisen) einzutragen.

Nachdem nun eine eingehende E-Mail den Spam-Filter passiert hat, kommen als nächstes die „Globalen E-Mail-Filter“ und die individuellen „E-Mail-Filter“ zum Einsatz.

Globaler E-Mail-Filter

Globale Filter werden auf alle eingehenden Mails, auch die eines Ihrer Unter-Benutzers, angewendet. Dabei können Account-übergreifende Filter-Aktionen angewendet werden.

Achten Sie darauf, dass wenn Sie hier einen globalen Spam-Filter anlegen und die Spam-Mails aller Accounts in einen einzigen Spam-Ordner verschieben, diesen regelmäßig zu überprüfen auf sogenannte „False-Positives“.

Denn je nach Konfiguration eines Absender-Mailservers könnten durchaus „gute“ Nachrichten fälschlicherweise als Spam interpretiert werden.

Über den „Globalen Posteingang“ Ihres v3-Accounts erreichen Sie übrigens sämtliche Email-Accounts bzw. die Mail-Konten Ihrer Unter-Benutzer!

Emails kommen nicht an

Wie oben angedeutet, müssen alle eingehende Nachrichten zunächst bestimmte Server-Filter passieren (Greylisting, SPF, DKIM etc.), bevor diese auf die Globalen, Spam und Mail-Filter treffen – übrigens auch in genau dieser Reihenfolge.

Falls Sie also das Gefühl haben, dass Nachrichten von externen Absendern nicht ankommen und die Absender keine Unzustellbarkeits-Benachrichtigung („Bounce-Mail“) erhalten haben, dürften in 99,99% der Fälle einer dieser Filter seinen Dienst verrichtet haben.

Emails kommen verspätet an

Wie oben erwähnt, wird auf eintreffende Mails der Greylisting Filter angewendet. Je nachdem, in welchem Intervall der Absender-Server eine erneute Zustellung versucht, kann es zu Verzögerungen kommen. Gut konfigurierte Mailserver mit sauberen SPF und DKIM Einträgen kommen dabei recht schnell durch, weil bei denen das Greylisting nicht greift.

Bestimmte Absender dauerhaft zulassen

Wir empfehlen zunächst, die globalen Filter nicht für die Behandlung von Spam-Mails zu nutzen, sofern Sie den Spam-Filter an anderer Stelle aktiviert haben, z.B. unter „Spam-Filter“ im Bereich „E-MAIL“.

Dort sollte „Process New Emails and Mark them as Spam“ aktiviert sein und die Empfindlichkeit (Score) auf 5 gesetzt sein.

Dort finden Sie auch die Einstellungen für die das Whitelisting unter „Additional Configurations“, wo Sie die Absender-Adressen und auch die Adressbereiche ganzer Domains anlegen können.